Mitä projektireferenssien hallintaohjelmisto tekee?

Se on tietokanta yrityksen valmistuneille projekteille, rakennettu niin että samat kirjaukset voidaan käyttää uudelleen tarjousten välillä. Tallennat jokaisen projektin kerran - tilaaja, arvo, päivämäärät, rooli, toimeksianto, tulokset ja referenssiyhteyshenkilö - ja viet referenssikortit, projektikortit ja portfoliot siitä sen sijaan että kirjoittaisit projektit uudelleen jokaiseen tarjouslomakkeeseen.

Onko se ilmainen käyttää?

Kyllä. Projektitietokannan rakentaminen ja referenssidokumenttien vienti maksaa 0 euroa, ilman korttia. SUNAGO Matrix, täysi projekti-ERP, on valinnainen maksullinen päivitys yrityksille, jotka haluavat myös ajan-, resurssi- ja taloushallinnan.

Mitä dokumentteja voin generoida siitä?

Referenssikortit, projektikortit, yritysportfoliot ja yritysesittelyn referenssiosion - kaikki samoista tallennetuista projektikirjauksista, yhtenäisessä muodossa, jota arvioijat voivat vertailla.

Voinko viedä tietyn tarjouksen vaatimassa kenttäjärjestyksessä?

Kyllä. Koska data on tallennettu kenttinä eikä muotoiltuna tekstinä, järjestät ja valitset kentät kunkin tarjouksen vaatiman muodon mukaan syöttämättä mitään uudelleen.

Miten tämä eroaa projektitaulukosta?

Taulukko tallentaa rivejä; se ei tuota muotoiltua yhden sivun referenssikorttia tai portfoliota, ja se ajautuu useisiin versioihin. Referenssien hallintaohjelmisto pitää yhden totuuslähteen ja generoi valmiit dokumentit, joita arvioijat oikeasti haluavat lukea.

Projektireferenssien hallinta - ilmainen

Projektireferenssien hallinta -ohjelmisto tallentaa yrityksesi valmistuneet projektit yhteen tietokantaan ja generoi dokumentit, joita tarjoukset pyytävät - referenssikortit, projektikortit ja portfoliot - noista kirjauksista. Syötä projekti kerran, tilaajineen, urakkasummineen, päivämäärineen, rooleineen, toimeksiantoineen ja referenssiyhteyshenkilöineen, ja käytä sitä uudelleen jokaisessa tarjouksessa sen sijaan että kirjoittaisit sen jokaiseen lomakkeeseen. Työkalu on ilmainen (0 euroa, ilman korttia).

Se on projektitietokanta SUNAGOn ilmaisen projektireferenssisarjan keskellä ja syöttää yritysesittely-generaattoria ja CV- ja osaamistyökalua. Jos tulit tänne oppimaan mitä referenssidokumentti sisältää, katso referenssikohteen määritelmä; tämä sivu käsittelee ohjelmistoa, joka niitä hallitsee.

Minkä ongelman se ratkaisee

Yritykset, jotka voittavat työtä todistamalla kokemusta, vastaavat samaan kysymykseen jokaisessa tarjouksessa: näyttäkää vertailukelpoisia projekteja. Todiste on olemassa, mutta se asuu vanhoissa tarjouksissa, jaetulla levyllä ja yksittäisillä koneilla. Niinpä jokainen kilpailu alkaa siitä, että joku rakentaa projektiluettelon uudelleen muistista ja kopioinnilla - ja jätetty versio on harvoin paras tai ajantasaisin.

Epäonnistuminen on rakenteellinen: yritykset tallentavat dokumentin eivätkä dataa. Referenssikortti on muotoiltu näkymä faktoihin (tilaaja, arvo, päivämäärät, toimeksianto), jotka kukin muuttuvat omalla aikataulullaan. Tallenna faktat kerran, ja dokumenteista tulee kertakäyttöisiä vientejä, ei tiedostoja joita vartioit ja versioit uudelleen.

Mitä projektireferenssien hallinta tekee

Yksi kirjaus per projekti. Tilaaja ja toimiala, urakkasumma ja valuutta, alku- ja loppupäivät, yrityksesi rooli (pääurakoitsija, alikonsultti, ryhmittymän osapuoli), toimeksiannon kuvaus, mitattavat tulokset, avainhenkilöt ja referenssiyhteyshenkilö ajantasaisine tietoineen.
Suodata ja valitse. Poimi kolmesta viiteen projektia, jotka vastaavat tiettyä tarjousta toimialan, arvohaarukan tai palvelun mukaan - arvioijat pisteyttävät relevanssin, eivät volyymia.
Vie pyynnöstä. Generoi yhden sivun referenssikortti, projektikortti tai täysi yritysportfolio yhtenäisessä kenttäjärjestyksessä.
Syötä muita dokumentteja. Samat kirjaukset täyttävät yritysesittelyn referenssiosion, joten pätevyysdokumenttinne eivät koskaan ole ristiriidassa.

Miksi kenttämuoto merkitsee

Julkiset ja yksityiset tarjouslomakkeet pyytävät samat referenssin ydinkentät huomattavan yhtenäisesti - direktiivin 2014/24/EU mukaan hankintayksiköt voivat vaatia luetteloita töistä viimeisen viiden ja palveluista viimeisen kolmen vuoden ajalta, kukin tilaajineen, arvoineen ja päivämäärineen. Koska hallinta tallentaa nämä jäsenneltyinä kenttinä eikä kappaleena, järjestät ja uudelleennimeät ne kunkin ilmoituksen vaatiman muodon mukaan, ja tuotat siistin, vertailukelpoisen kortin jokaiselle referenssille samassa asettelussa. Arvioijat silmäilevät kymmeniä näistä; identtinen kenttäjärjestys kaikissa referensseissänne tekee jättämästänne helpoimman pisteyttää. Suomessa julkiset hankinnat julkaistaan Hilmassa (hankintailmoitukset.fi).

Ilmainen - ja miten päivitys toimii

Tietokannan rakentaminen ja dokumenttien vienti on ilmaista, ilman umpeutuvaa kokeilua. Luo ilmainen tili tallentaaksesi datasi, jotta se säilyy ja on käytettävissä uudelleen jokaisessa tarjouksessa. Hallinta on itsenäinen: jokainen vienti on tavallinen Word- tai PDF-tiedosto, eikä mitään lukitu.

Se on yksi moduuli SUNAGO Matrixista, projekti-ERP:stä konsultointi- ja insinööritoimistoille, jonka CV ja referenssit -moduuli - listattu SUNAGO Matrixin hinnastossa - on sama toiminto integroituna projektitoteutukseen, työtunteihin, resursointiin ja talouteen. Yritykset, jotka haluavat referenssit hallittuna elävän projektidatan rinnalla, voivat päivittää syöttämättä mitään uudelleen; ne, jotka tarvitsevat vain referenssitietokannan, käyttävät sitä ilmaiseksi.

Miksei pelkkä taulukko

Useimmat yritykset aloittavat jaetulla taulukolla, ja kourallisella projekteja se toimii. Se hajoaa mittakaavassa kolmesta syystä. Ensiksi taulukko tallentaa tekstiä, ei dokumentteja - rakennat silti käsin jokaisen referenssikortin, projektikortin ja portfolion riveistä, joten muotoilutyö ei koskaan katoa. Toiseksi mikään ei pidä sitä ajan tasalla: referenssiyhteyshenkilöt vaihtavat työpaikkaa, arvot lyödään lukkoon, eikä kukaan omista päivitystä. Kolmanneksi se ei syötä mitään muuta - sama projekti täytyy kirjoittaa uudelleen jokaisen konsultin CV:hen ja yritysesittelyynne, joissa luvut ajautuvat hiljaa erilleen. Referenssien hallinta tallentaa faktat kerran ja generoi jokaisen dokumentin niistä, joten projektin päivittäminen yhdessä paikassa päivittää sen kaikkialla.

Käyttötapaukset

Ennakkopätevyyskyselyt. Urakoitsija, joka kokoaa soveltuvuusnäyttöä, valitsee vertailukelpoiset projektit arvohaarukan mukaan ja vie ne puitejärjestelyn vaatimassa kenttäjärjestyksessä sen sijaan että rakentaisi luettelon uudelleen jokaiseen rekisteriin.

Tarjouskirjastot tiimeille. Konsulttiyrityksen tarjousvastaavat poimivat tarkistetut, ajantasaiset referenssikortit jaetusta tietokannasta sen sijaan että sähköpostittelisivat “uusinta projektiluetteloa”.

Asiakaspitchit. Yritys liittää kaksi tai kolme relevanttia referenssikorttia tarjoukseen, generoituna minuuteissa, näyttääkseen ratkaisseensa täsmälleen saman ongelman ennenkin.

Rakenna projektitietokantasi

Aloita ilmaiseksi: luo ilmainen tili, syötä viisi oikeaa projektia ja vie referenssikortti seuraavaan tarjoukseen. Yhdistä tietokanta yritysesittely-generaattoriin yhden sivun pätevyystiivistelmiin ja CV- ja osaamistyökaluun henkilöprofiileihin - kaikki kolme jakavat samat kirjaukset. Referenssien valintaan ja esittämiseen katso referenssit tarjouskilpailussa.