Baza referencji projektów - darmowy menedżer i karty

Baza referencji projektów przechowuje zakończone projekty firmy w jednym miejscu i generuje dokumenty, o które proszą oferty - karty referencyjne, jednostronicowe karty i portfolio - z tych rekordów. Wpiszcie projekt raz, z zamawiającym, wartością, datami, rolą, zakresem i osobą do kontaktu, i wykorzystujcie go w każdym przetargu zamiast przepisywać do każdego formularza. Narzędzie jest darmowe (0 zł, bez karty).

To baza projektów w centrum darmowego pakietu referencji SUNAGO, która zasila generator referencji i system zarządzania kompetencjami. Jeśli chcecie poznać, co zawiera dokument referencyjny, zobaczcie definicję karty referencyjnej; ta strona jest o oprogramowaniu, które nimi zarządza.

Jaki problem rozwiązuje

Firmy, które wygrywają zlecenia, dowodząc doświadczenia, odpowiadają na to samo pytanie w każdej ofercie: pokażcie porównywalne projekty. Dowód istnieje, ale leży w starych ofertach, na dysku współdzielonym i na laptopach. Więc każdy przetarg zaczyna się od odbudowy listy projektów z pamięci i kopiuj-wklej - a złożona wersja rzadko jest najlepsza lub najbardziej aktualna.

Awaria jest strukturalna: firmy przechowują dokument zamiast danych. Karta referencyjna to sformatowany widok faktów (zamawiający, wartość, daty, zakres), które zmieniają się we własnym rytmie. Zapiszcie te fakty raz, a dokumenty staną się jednorazowymi eksportami zamiast plikami, których pilnujecie i wersjonujecie.

Co robi menedżer referencji

• Jeden rekord na projekt. Zamawiający i sektor, wartość, daty rozpoczęcia i zakończenia, rola firmy (generalny wykonawca, podwykonawca, konsorcjum), opis zakresu, mierzalne wyniki, kluczowa kadra i osoba do kontaktu z aktualnym telefonem i e-mailem.
• Filtruj i wybieraj. Wyciągnij od trzech do pięciu projektów pasujących do przetargu według sektora, przedziału wartości lub usługi - oceniający punktuje trafność, nie ilość.
• Eksportuj na żądanie. Wygeneruj jednostronicową kartę referencyjną, jednostronicową kartę projektu lub pełne portfolio w spójnej kolejności pól.
• Zasilaj inne dokumenty. Te same rekordy wypełniają sekcję doświadczenia referencji, więc wasze dokumenty nigdy się nie kłócą.

Dlaczego format polowy ma znaczenie

Publiczne i prywatne formularze przetargowe proszą o te same kluczowe pola referencyjne z uderzającą jednolitością - według dyrektywy 2014/24/UE zamawiający może żądać wykazu robót z ostatnich pięciu i usług z ostatnich trzech lat, każdego z zamawiającym, wartością i datami. Ponieważ menedżer przechowuje je jako uporządkowane pola, a nie akapit, zmieniacie kolejność i etykiety pod format każdego ogłoszenia i tworzycie czystą, porównywalną kartę dla każdej referencji w tym samym układzie.

Darmowy - i jak działa aktualizacja

Budowanie bazy i eksport dokumentów jest darmowe, bez wygasającej próby. Załóżcie darmowe konto, aby zapisać dane, więc trwają i można je wykorzystać w każdej ofercie. Menedżer jest samodzielny: każdy eksport to zwykły plik Word lub PDF i nic nie jest zamknięte.

To jeden moduł SUNAGO Matrix, ERP projektów dla firm doradczych i inżynieryjnych, którego moduł CV i referencje na stronie cennika to ta sama funkcja zintegrowana z realizacją projektów, ewidencją czasu, zasobami i finansami.

Dlaczego nie sam arkusz?

Większość firm zaczyna od współdzielonego arkusza i przy kilku projektach to działa. Rozpada się przy skali z trzech powodów. Po pierwsze, arkusz przechowuje tekst, nie dokumenty - wciąż ręcznie budujecie każdą kartę, kartę projektu i portfolio. Po drugie, nic nie utrzymuje go aktualnym: kontakty zmieniają pracę, wartości się finalizują, a nikt nie odpowiada za aktualizację. Po trzecie, nie zasila niczego innego - ten sam projekt trzeba przepisać do CV i referencji, gdzie liczby po cichu się rozjeżdżają.

Przypadki użycia

Formularze prekwalifikacyjne. Wykonawca składający pakiet wybiera porównywalne projekty według przedziału wartości i eksportuje je w wymaganej kolejności pól, zamiast odbudowywać listę dla każdego rejestru.

Biblioteki ofertowe zespołów. Menedżerowie ofert wyciągają zweryfikowane, aktualne karty z bazy zamiast rozsyłać e-maile o „najnowszą listę projektów”.

Spotkania z klientem. Firma dołącza dwie lub trzy istotne karty referencyjne do oferty, wygenerowane w kilka minut, by pokazać, że rozwiązała dokładnie ten problem.

Zbuduj bazę projektów

Zacznij za darmo: załóż darmowe konto, wpisz pięć realnych projektów, potem wyeksportuj kartę referencyjną do kolejnej oferty. Połącz bazę z generatorem referencji i systemem zarządzania kompetencjami - wszystkie trzy dzielą te same rekordy. Po wskazówki o prezentowaniu referencji zobacz referencje w przetargu.