Quản lý hồ sơ dự án - phần mềm miễn phí cho bảng kê khai và portfolio

Phần mềm quản lý hồ sơ dự án lưu các dự án đã hoàn thành của doanh nghiệp trong một cơ sở dữ liệu và tạo ra những tài liệu mà hồ sơ dự thầu yêu cầu - bảng kê khai kinh nghiệm, trang giới thiệu và portfolio - từ các bản ghi đó. Nhập một dự án một lần, với chủ đầu tư, giá trị hợp đồng, ngày tháng, vai trò, phạm vi và người tham chiếu, rồi tái sử dụng cho mọi gói thầu thay vì gõ lại vào từng biểu mẫu. Công cụ miễn phí (0 VNĐ, không cần thẻ).

Đây là cơ sở dữ liệu ở trung tâm bộ công cụ hồ sơ dự án miễn phí của SUNAGO, và nó cấp dữ liệu cho công cụ tạo hồ sơ năng lực cùng công cụ CV và kỹ năng. Nếu quý doanh nghiệp muốn hiểu một tài liệu tham chiếu chứa gì, xem định nghĩa hợp đồng tương tự; trang này nói về phần mềm quản lý chúng.

Trong trang này

• Bài toán nó giải quyết
• Công cụ làm được gì
• Vì sao định dạng theo trường lại quan trọng
• Miễn phí - và bản nâng cấp hoạt động ra sao
• Vì sao không dùng bảng tính
• Các tình huống sử dụng
• Xây cơ sở dữ liệu dự án
• Câu hỏi thường gặp

Bài toán nó giải quyết

Các công ty trúng việc bằng cách chứng minh kinh nghiệm phải trả lời cùng một câu hỏi trong mọi hồ sơ: cho chúng tôi xem các dự án tương tự. Bằng chứng tồn tại, nhưng nằm trong các đề xuất cũ, ổ đĩa chung và từng máy tính cá nhân. Nên mỗi gói thầu bắt đầu bằng việc ai đó dựng lại danh sách dự án từ trí nhớ và sao chép - và bản được nộp hiếm khi là bản tốt nhất hoặc mới nhất.

Lỗi mang tính cấu trúc: doanh nghiệp lưu tài liệu thay vì dữ liệu. Một bảng kê khai kinh nghiệm là một cách trình bày các dữ kiện (chủ đầu tư, giá trị, ngày tháng, phạm vi) mà mỗi thứ thay đổi theo lịch riêng. Lưu các dữ kiện đó một lần, và tài liệu trở thành bản xuất dùng một lần chứ không phải file phải canh giữ và tạo lại phiên bản.

Công cụ làm được gì

• Một bản ghi cho mỗi dự án. Chủ đầu tư và lĩnh vực, giá trị hợp đồng và đơn vị tiền, ngày bắt đầu và hoàn thành, vai trò (tư vấn chính, tư vấn phụ, thành viên liên danh), mô tả phạm vi, kết quả đo được, nhân sự chủ chốt và một người tham chiếu kèm điện thoại và email.
• Lọc và chọn. Rút ba đến năm dự án khớp một gói thầu cụ thể theo lĩnh vực, dải giá trị hoặc dịch vụ - mức độ liên quan là thứ bên đánh giá chấm, không phải số lượng.
• Xuất theo yêu cầu. Tạo một bảng kê khai kinh nghiệm, một trang giới thiệu dự án hoặc một portfolio công ty đầy đủ trong một trật tự trường thống nhất.
• Cấp dữ liệu cho tài liệu khác. Cùng bản ghi tạo phần kinh nghiệm của một hồ sơ năng lực, nên các tài liệu năng lực không bao giờ mâu thuẫn với nhau.

Vì sao định dạng theo trường lại quan trọng

Hồ sơ mời thầu công và tư yêu cầu cùng các trường tham chiếu cốt lõi với sự nhất quán đáng kể. Theo Luật Đấu thầu, bên mời thầu đánh giá “hợp đồng tương tự” - các hợp đồng đã hoàn thành cùng loại, cùng quy mô, thường có giá trị tối thiểu bằng 70% giá gói thầu. Vì phần mềm lưu chúng dưới dạng các trường có cấu trúc chứ không phải một đoạn văn, quý doanh nghiệp sắp xếp lại và đổi nhãn để khớp định dạng của từng thông báo, và tạo một bảng sạch, dễ đối chiếu cho mọi tham chiếu trong cùng bố cục. Bên đánh giá lướt qua hàng chục bảng như thế; một trật tự trường thống nhất khiến hồ sơ của quý doanh nghiệp là hồ sơ dễ chấm nhất.

Miễn phí - và bản nâng cấp hoạt động ra sao

Xây cơ sở dữ liệu và xuất tài liệu là miễn phí, không có bản dùng thử hết hạn. Tạo một tài khoản miễn phí để lưu dữ liệu để nó tồn tại và tái sử dụng cho mọi gói thầu. Công cụ độc lập: mọi file xuất ra là Word hoặc PDF bình thường, không có gì bị khóa.

Đây là một mô-đun của SUNAGO Matrix, bộ phần mềm dự án (ERP) cho các công ty tư vấn và kỹ thuật, mà mô-đun CV & Tham chiếu - liệt kê trên trang bảng giá SUNAGO Matrix - là cùng năng lực đó tích hợp với thực hiện dự án, chấm công, nguồn lực và tài chính. Doanh nghiệp muốn quản lý tham chiếu cạnh dữ liệu dự án sống thì nâng cấp mà không nhập lại gì; doanh nghiệp chỉ cần cơ sở dữ liệu tham chiếu thì giữ nó miễn phí.

Vì sao không dùng bảng tính

Phần lớn doanh nghiệp bắt đầu bằng một bảng tính chung, và với vài dự án thì ổn. Nó vỡ ở quy mô lớn vì ba lý do. Thứ nhất, bảng tính lưu văn bản, không phải tài liệu - quý doanh nghiệp vẫn dựng tay mọi bảng kê khai, trang giới thiệu và portfolio từ các dòng, nên việc định dạng không bao giờ mất đi. Thứ hai, không gì giữ nó cập nhật: người tham chiếu đổi việc, giá trị được chốt, và không ai chịu trách nhiệm cập nhật. Thứ ba, nó không cấp dữ liệu cho thứ gì khác - cùng dự án phải gõ lại vào CV mỗi chuyên gia và vào hồ sơ năng lực, nơi các con số lặng lẽ lệch nhau. Phần mềm quản lý tham chiếu lưu dữ kiện một lần và tạo mọi tài liệu từ đó, nên cập nhật một dự án ở một chỗ cập nhật nó ở mọi nơi nó xuất hiện.

Các tình huống sử dụng

Hồ sơ sơ tuyển. Một nhà thầu lập hồ sơ sơ tuyển chọn các dự án tương tự theo dải giá trị và xuất chúng theo đúng trật tự trường của khung yêu cầu, thay vì dựng lại danh sách cho mỗi lần đăng ký.

Thư viện tham chiếu cho đội làm thầu. Người làm thầu của một công ty tư vấn rút các bảng kê khai kinh nghiệm đã kiểm chứng, cập nhật từ cơ sở dữ liệu chung thay vì gửi email đi tìm “danh sách dự án mới nhất”.

Chào khách hàng. Một công ty đính kèm hai hoặc ba bảng kê khai liên quan vào một đề xuất, tạo trong vài phút, để chứng tỏ đã giải đúng bài toán này trước đây.

Xây cơ sở dữ liệu dự án

Bắt đầu miễn phí: tạo tài khoản miễn phí, nhập năm dự án thật, rồi xuất một bảng kê khai kinh nghiệm cho gói thầu tiếp theo. Ghép cơ sở dữ liệu với công cụ tạo hồ sơ năng lực để có bản năng lực một trang và công cụ CV và kỹ năng cho hồ sơ nhân sự - cả ba dùng chung một bộ bản ghi.