Κατάλογος έργων - δωρεάν λογισμικό για δελτία και portfolio

Το λογισμικό καταλόγου έργων αποθηκεύει τα ολοκληρωμένα έργα της εταιρείας σου σε μία βάση δεδομένων: ένας κατάλογος έργων που δημιουργεί τα έγγραφα που ζητούν οι προσφορές - δελτία έργου, φύλλα αναφοράς και portfolio - από αυτές τις εγγραφές. Καταχώρησε ένα έργο μία φορά, με πελάτη, αξία, ημερομηνίες, ρόλο, αντικείμενο και ένα πρόσωπο αναφοράς, και επαναχρησιμοποίησέ το σε κάθε διαγωνισμό αντί να το ξαναγράφεις σε κάθε έντυπο. Το εργαλείο είναι δωρεάν (0 EUR, χωρίς κάρτα).

Είναι η βάση έργων στο κέντρο της δωρεάν σουίτας έργων της SUNAGO και τροφοδοτεί τη γεννήτρια εταιρικού προφίλ και το εργαλείο βιογραφικών και δεξιοτήτων. Αν ήρθες για να μάθεις τι περιέχει ένα έγγραφο αναφοράς, δες τον ορισμό του τεχνικού δελτίου έργου· αυτή η σελίδα αφορά το λογισμικό που τα διαχειρίζεται.

Σε αυτή τη σελίδα

• Το πρόβλημα που λύνει
• Τι κάνει το λογισμικό
• Γιατί μετράει η μορφή με πεδία
• Δωρεάν - και πώς λειτουργεί η αναβάθμιση
• Γιατί όχι ένα απλό λογιστικό φύλλο
• Περιπτώσεις χρήσης
• Συχνές ερωτήσεις

Το πρόβλημα που λύνει

Οι εταιρείες που κερδίζουν έργα αποδεικνύοντας εμπειρία απαντούν στην ίδια ερώτηση σε κάθε προσφορά: δείξτε μας αντίστοιχα έργα. Η απόδειξη υπάρχει, αλλά ζει σε παλιές προσφορές, σε έναν κοινόχρηστο δίσκο και σε ατομικούς φορητούς υπολογιστές. Έτσι κάθε διαγωνισμός ξεκινά με κάποιον να ανασυγκροτεί τη λίστα έργων από μνήμης και με αντιγραφή-επικόλληση - και η εκδοχή που υποβάλλεται σπάνια είναι η καλύτερη ή η πιο επικαιροποιημένη.

Η αστοχία είναι δομική: οι εταιρείες αποθηκεύουν το έγγραφο αντί για το δεδομένο. Ένα δελτίο έργου είναι μια μορφοποιημένη όψη γεγονότων (πελάτης, αξία, ημερομηνίες, αντικείμενο) που αλλάζουν το καθένα με τον δικό του ρυθμό. Αποθήκευσε αυτά τα γεγονότα μία φορά και τα έγγραφα γίνονται αναλώσιμες εξαγωγές, όχι αρχεία που φυλάς και ξαναεκδίδεις.

Τι κάνει το λογισμικό καταλόγου έργων

• Μία εγγραφή ανά έργο. Πελάτης και τομέας, αξία και νόμισμα, ημερομηνίες έναρξης και λήξης, ο ρόλος σου (ανάδοχος, υπεργολάβος, μέλος σύμπραξης), περιγραφή αντικειμένου, μετρήσιμα αποτελέσματα, το βασικό προσωπικό και ένα πρόσωπο αναφοράς με τρέχον τηλέφωνο και email.
• Φιλτράρισμα και επιλογή. Τράβα τα τρία έως πέντε έργα που ταιριάζουν σε έναν διαγωνισμό κατά τομέα, εύρος αξίας ή υπηρεσία - οι αξιολογητές βαθμολογούν τη συνάφεια, όχι τον όγκο.
• Εξαγωγή όποτε χρειάζεται. Δημιούργησε ένα τεχνικό δελτίο έργου μίας σελίδας, ένα δελτίο έργου ή ένα πλήρες portfolio έργων, σε σταθερή σειρά πεδίων.
• Τροφοδοσία άλλων εγγράφων. Οι ίδιες εγγραφές συμπληρώνουν την ενότητα εμπειρίας ενός εταιρικού προφίλ, ώστε τα έγγραφα αξιοπιστίας σου να μην αντιφάσκουν ποτέ μεταξύ τους.

Γιατί μετράει η μορφή με πεδία

Τα έντυπα δημόσιων και ιδιωτικών διαγωνισμών ζητούν τα ίδια βασικά πεδία αναφοράς με αξιοσημείωτη σταθερότητα - υπό την Οδηγία 2014/24/ΕΕ (Ν.4412/2016), οι αναθέτουσες αρχές μπορούν να ζητήσουν κατάλογο έργων της τελευταίας πενταετίας και υπηρεσιών της τελευταίας τριετίας, το καθένα με πελάτη, αξία και ημερομηνίες. Επειδή το λογισμικό αποθηκεύει αυτά ως δομημένα πεδία και όχι ως παράγραφο, τα αναδιατάσσεις και τα μετονομάζεις για να ταιριάξεις στη μορφή κάθε διακήρυξης και παράγεις ένα καθαρό, συγκρίσιμο δελτίο για κάθε αναφορά με την ίδια διάταξη. Οι αξιολογητές διατρέχουν δεκάδες· μια πανομοιότυπη σειρά πεδίων σε όλες τις αναφορές σου κάνει την προσφορά σου την πιο εύκολη να βαθμολογηθεί.

Δωρεάν - και πώς λειτουργεί η αναβάθμιση

Η δημιουργία της βάσης και η εξαγωγή των εγγράφων είναι δωρεάν, χωρίς δοκιμή που λήγει. Δημιούργησε δωρεάν λογαριασμό για να αποθηκεύσεις τα δεδομένα σου, ώστε να παραμένουν και να επαναχρησιμοποιούνται σε κάθε προσφορά. Το λογισμικό είναι αυτόνομο: κάθε εξαγωγή είναι ένα κανονικό αρχείο Word ή PDF και τίποτα δεν κλειδώνεται.

Είναι ένα module του SUNAGO Matrix, του ERP έργων για εταιρείες μηχανικών και συμβούλων, του οποίου το module Βιογραφικά και Αναφορές - στη σελίδα τιμών του SUNAGO Matrix - είναι η ίδια δυνατότητα ενσωματωμένη με την υλοποίηση έργων, τον χρόνο, τους πόρους και τα οικονομικά. Οι εταιρείες που θέλουν να διαχειρίζονται τις αναφορές μαζί με ζωντανά δεδομένα έργων μπορούν να αναβαθμίσουν χωρίς να ξανακαταχωρήσουν τίποτα· όσοι χρειάζονται μόνο τη βάση αναφορών την κρατούν δωρεάν.

Γιατί όχι ένα απλό λογιστικό φύλλο

Οι περισσότερες εταιρείες ξεκινούν με ένα κοινόχρηστο φύλλο και, για μια χούφτα έργα, δουλεύει. Καταρρέει σε κλίμακα για τρεις λόγους. Πρώτον, ένα φύλλο αποθηκεύει κείμενο, όχι έγγραφα - φτιάχνεις ακόμη με το χέρι κάθε δελτίο, φύλλο αναφοράς και portfolio από τις γραμμές, οπότε η δουλειά της μορφοποίησης δεν φεύγει ποτέ. Δεύτερον, τίποτα δεν το κρατά επίκαιρο: τα πρόσωπα αναφοράς αλλάζουν δουλειά, οι αξίες οριστικοποιούνται και κανείς δεν έχει την ευθύνη της ενημέρωσης. Τρίτον, δεν τροφοδοτεί τίποτα άλλο - το ίδιο έργο πρέπει να ξαναγραφτεί στο βιογραφικό κάθε συμβούλου και στο εταιρικό σου προφίλ, όπου οι αριθμοί αποκλίνουν σιωπηλά. Ένα λογισμικό καταλόγου έργων αποθηκεύει τα γεγονότα μία φορά και παράγει κάθε έγγραφο από αυτά, ώστε η ενημέρωση ενός έργου σε ένα σημείο να το ενημερώνει παντού.

Περιπτώσεις χρήσης

Δικαιολογητικά συμμετοχής. Μια εταιρεία που ετοιμάζει φάκελο διαγωνισμού επιλέγει τα αντίστοιχα έργα κατά εύρος αξίας και τα εξάγει στη ζητούμενη σειρά πεδίων, αντί να ξαναφτιάχνει τη λίστα για κάθε πλατφόρμα.

Βιβλιοθήκες προσφορών για τις ομάδες. Οι υπεύθυνοι προσφορών τραβούν ελεγμένα, επίκαιρα δελτία από την κοινόχρηστη βάση αντί να ζητούν με email “την τελευταία λίστα έργων”.

Παρουσιάσεις σε πελάτες. Μια εταιρεία επισυνάπτει δύο ή τρία σχετικά δελτία σε μια πρόταση, δημιουργημένα σε λίγα λεπτά, για να δείξει ότι έχει ήδη λύσει ακριβώς αυτό το πρόβλημα.

Χτίσε τη βάση έργων σου

Ξεκίνα δωρεάν: δημιούργησε δωρεάν λογαριασμό, καταχώρησε πέντε πραγματικά έργα και εξάγαγε ένα δελτίο έργου για την επόμενη προσφορά σου. Συνδύασε τη βάση με τη γεννήτρια εταιρικού προφίλ για έγγραφα μίας σελίδας και με το εργαλείο βιογραφικών και δεξιοτήτων για τα προφίλ του προσωπικού - και τα τρία μοιράζονται τις ίδιες εγγραφές.