Gestão de referências de projetos: software de fichas e portfólios

Um software de gestão de referências de projetos guarda as obras concluídas da sua empresa num único banco de dados e gera os documentos que as licitações pedem - fichas de referência, fichas de projeto e portfólios - a partir desses registros. Insira um projeto uma vez, com cliente, valor, prazos, seu papel, escopo e um contato de referência, e reutilize-o de uma licitação a outra em vez de reescrevê-lo em cada formulário. A ferramenta é gratuita (R$ 0, sem cartão).

É o banco de projetos no centro da suíte gratuita de referências de projetos da SUNAGO, e alimenta o gerador de atestado de capacidade técnica e a ferramenta de CV e competências. Se você chegou para saber o que contém um documento de referência, veja a definição de acervo técnico; esta página trata do software que os gerencia.

Nesta página

• O problema que resolve
• O que o gestor faz
• Por que o formato em campos importa
• Gratuito - e como funciona o upgrade
• Por que não uma simples planilha
• Casos de uso
• Perguntas frequentes

O problema que resolve

As empresas que ganham trabalho comprovando experiência respondem à mesma pergunta em cada proposta: mostre-nos obras comparáveis. A prova existe, mas vive em propostas antigas, num disco compartilhado e em notebooks individuais. Assim, cada licitação começa com alguém reconstruindo a lista de memória e a golpes de copiar e colar - e a versão entregue raramente é a melhor nem a mais atual.

A falha é estrutural: as empresas guardam o documento em vez do dado. Uma ficha de referência é uma visão formatada de fatos (cliente, valor, prazos, escopo) que mudam cada um no seu ritmo. Guarde esses fatos uma vez e os documentos viram exportações descartáveis, não arquivos a proteger e reversionar.

O que o gestor de referências de projetos faz

• Um registro por projeto. Cliente e setor, valor e moeda, datas de início e término, seu papel (líder, subcontratada, sócia em consórcio), uma descrição do escopo, resultados mensuráveis, a equipe-chave e um contato de referência com telefone e e-mail atuais.
• Filtre e selecione. Puxe os três a cinco projetos que combinam com uma licitação por setor, faixa de valor ou serviço - os avaliadores pontuam a pertinência, não o volume.
• Exporte na hora. Gere uma ficha de referência de uma página, uma ficha de projeto ou um portfólio de projetos completo, numa ordem de campos constante.
• Alimente outros documentos. Os mesmos registros preenchem a seção de obras executadas de um atestado de capacidade técnica, para que seus documentos de credibilidade nunca se contradigam.

Por que o formato em campos importa

Os formulários de licitação públicos e privados pedem os mesmos campos de referência com notável constância: no Brasil, a Lei 14.133/2021 admite exigir atestados de capacidade técnica que comprovem execução anterior de objeto compatível, com cliente, valor e datas. Como o gestor guarda esses elementos como campos estruturados e não como parágrafo, você os reordena e renomeia para se ajustar ao formato de cada edital e produz uma ficha limpa e comparável para cada referência no mesmo leiaute. Os avaliadores percorrem dezenas; uma ordem de campos idêntica em todas as suas referências torna a sua proposta a mais fácil de pontuar.

Gratuito - e como funciona o upgrade

Construir o banco e exportar os documentos é gratuito, sem teste que expira. Crie uma conta gratuita para salvar seus dados, de modo que persistam e se reutilizem em cada proposta. O gestor é autônomo: cada exportação é um arquivo Word ou PDF normal e nada fica preso.

É um módulo do SUNAGO Matrix, o ERP de projeto para engenharias e consultorias, cujo módulo CV e referências - descrito na página de preços do SUNAGO Matrix - é a mesma capacidade integrada com a execução dos projetos, tempo, recursos e finanças. As empresas que querem gerenciar as referências ao lado dos dados de projeto ao vivo podem fazer o upgrade sem reinserir nada; quem só precisa do banco de referências o mantém gratuito.

Por que não uma simples planilha

Quase toda empresa começa com uma planilha compartilhada e, para um punhado de projetos, funciona. Ela quebra em escala por três motivos. Primeiro, uma planilha guarda texto, não documentos - você ainda monta à mão cada ficha de referência, ficha de projeto e portfólio a partir das linhas, então o trabalho de diagramação nunca some. Segundo, nada a mantém atual: os contatos mudam de emprego, os valores se fecham e ninguém é dono da atualização. Terceiro, ela não alimenta mais nada - o mesmo projeto precisa ser reescrito no CV de cada consultor e no seu atestado, onde os números divergem em silêncio. Um gestor de referências guarda os fatos uma vez e gera cada documento a partir deles, então atualizar um projeto num lugar o atualiza em todos.

Casos de uso

Habilitação e qualificação técnica. Uma empresa que monta a documentação de licitação seleciona os projetos comparáveis por faixa de valor e os exporta na ordem de campos exigida, em vez de refazer a lista para cada portal.

Bibliotecas de proposta para as equipes. Os responsáveis de proposta puxam fichas de referência verificadas e atuais do banco compartilhado em vez de pedir por e-mail “a última lista de projetos”.

Apresentações ao cliente. Uma empresa anexa duas ou três fichas de referência pertinentes a uma proposta, geradas em minutos, para mostrar que já resolveu o problema exato.

Construa seu banco de projetos

Comece grátis: crie uma conta gratuita, insira cinco projetos reais e exporte uma ficha de referência para a sua próxima proposta. Combine o banco com o gerador de atestado de capacidade técnica para documentos de uma página e com a ferramenta de CV e competências para os perfis da equipe - os três compartilham os mesmos registros. Para escolher e apresentar suas referências, veja o atestado de capacidade técnica.