Projektreferenz-Manager - Projektblatt- & Portfolio-Software

Projektreferenz-Software speichert die abgeschlossenen Projekte Ihres Büros in einer Datenbank und erzeugt daraus die Dokumente, die Angebote verlangen - Referenzblätter, Projektblätter und Portfolios. Geben Sie ein Projekt einmal ein, mit Auftraggeber, Auftragssumme, Daten, Rolle, Leistung und Ansprechpartner, und verwenden Sie es über jede Ausschreibung hinweg wieder, statt es in jedes Formular neu zu tippen. Das Tool ist kostenlos (0 EUR, ohne Karte).

Es ist die Projektdatenbank im Zentrum von SUNAGOs kostenloser Projektreferenz-Suite, und es speist den Referenzlisten-Generator und das CV- und Kompetenz-Tool. Sind Sie hier, um zu lernen, was ein Referenzdokument enthält, sehen Sie die Definition eines Referenzprojekts; diese Seite handelt von der Software, die sie verwaltet.

Auf dieser Seite

• Das Problem, das es löst
• Was der Manager leistet
• Warum das feldgetrennte Format zählt
• Kostenlos - und wie das Upgrade funktioniert
• Warum nicht einfach eine Tabelle?
• Bauen Sie Ihre Projektdatenbank
• Häufige Fragen

Das Problem, das es löst

Büros, die Aufträge durch den Nachweis von Erfahrung gewinnen, beantworten in jedem Angebot dieselbe Frage: Zeigen Sie uns vergleichbare Projekte. Der Nachweis existiert, doch er lebt in alten Angeboten, einem gemeinsamen Laufwerk und einzelnen Laptops. So beginnt jede Ausschreibung damit, dass jemand die Projektliste aus dem Gedächtnis neu aufbaut und zusammenkopiert - und die eingereichte Version ist selten die beste oder aktuellste.

Der Fehler ist strukturell: Büros speichern das Dokument statt der Daten. Ein Referenzblatt ist eine formatierte Ansicht von Fakten (Auftraggeber, Summe, Daten, Leistung), die sich jeweils nach eigenem Zeitplan ändern. Speichern Sie diese Fakten einmal, und die Dokumente werden zu Einmal-Exporten statt zu Dateien, die Sie bewachen und versionieren.

Was der Manager leistet

• Ein Datensatz pro Projekt. Auftraggeber und Sektor, Auftragssumme und Währung, Beginn- und Enddatum, die Rolle Ihres Büros (General, Nach, Konsortialpartner), eine Leistungsbeschreibung, messbare Ergebnisse, Schlüsselpersonen und ein Ansprechpartner mit aktueller Telefonnummer und E-Mail.
• Filtern und auswählen. Ziehen Sie die drei bis fünf Projekte, die zu einer bestimmten Ausschreibung passen, nach Sektor, Summenbereich oder Leistung - Relevanz ist es, was Prüfer bewerten, nicht Menge.
• Auf Abruf exportieren. Erzeugen Sie ein Referenzprojekt, ein Projektblatt oder ein volles Firmenprofil in einer einheitlichen Feldreihenfolge.
• Andere Dokumente speisen. Dieselben Datensätze füllen den Referenzteil einer Referenzliste, sodass sich Ihre Eignungsdokumente nie widersprechen.

Warum das feldgetrennte Format zählt

Öffentliche und private Vergabeformulare verlangen die gleichen Kern-Referenzfelder mit bemerkenswerter Konsistenz - nach Richtlinie 2014/24/EU können Auftraggeber Listen von Bauleistungen der letzten fünf Jahre und Dienstleistungen der letzten drei Jahre verlangen, jede mit Auftraggeber, Summe und Daten. Weil der Manager sie als strukturierte Felder statt als Absatz speichert, können Sie sie umordnen und umbenennen, sodass sie dem geforderten Format jeder Bekanntmachung entsprechen, und für jede Referenz ein sauberes, vergleichbares Blatt im selben Layout erstellen. Prüfer überfliegen Dutzende davon; eine identische Feldreihenfolge über alle Ihre Referenzen macht Ihre Einreichung zur leicht zu bewertenden.

Kostenlos - und wie das Upgrade funktioniert

Die Datenbank zu bauen und Dokumente zu exportieren ist kostenlos, ohne ablaufende Testphase. Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um Ihre Daten zu speichern, sodass sie bestehen bleiben und über jedes Angebot hinweg wiederverwendbar sind. Der Manager ist eigenständig: Jeder Export ist eine normale Word- oder PDF-Datei, und nichts wird eingesperrt.

Es ist ein Modul von SUNAGO Matrix, dem Projekt-ERP für Beratungs- und Ingenieurbüros, dessen CV & Referenzen-Modul - auf der SUNAGO Matrix Preisseite - dieselbe Fähigkeit ist, integriert mit Projektabwicklung, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Finanzen. Büros, die Referenzen neben Live-Projektdaten verwalten wollen, können ohne Neueingabe aufrüsten; wer nur die Referenzdatenbank braucht, nutzt sie weiter kostenlos.

Warum nicht einfach eine Tabelle?

Die meisten Büros starten mit einer gemeinsamen Tabelle, und für eine Handvoll Projekte funktioniert das. Bei Größe bricht es aus drei Gründen zusammen. Erstens speichert eine Tabelle Text, keine Dokumente - Sie bauen jedes Referenzblatt und Portfolio weiter von Hand aus den Zeilen. Zweitens hält nichts es aktuell: Kontakte wechseln den Job, Summen werden festgelegt, und niemand besitzt die Aktualisierung. Drittens speist es nichts anderes - dasselbe Projekt muss in den Lebenslauf jedes Beraters und Ihre Referenzliste neu getippt werden, wo die Zahlen still auseinanderdriften. Ein Referenz-Manager speichert Fakten einmal und erzeugt jedes Dokument daraus.

Bauen Sie Ihre Projektdatenbank

Starten Sie kostenlos: Erstellen Sie ein kostenloses Konto, geben Sie fünf echte Projekte ein und exportieren Sie ein Referenzblatt für Ihr nächstes Angebot. Kombinieren Sie die Datenbank mit dem Referenzlisten-Generator für einseitige Eignungsnachweise und dem CV- und Kompetenz-Tool für Mitarbeiterprofile - alle drei teilen dieselben Datensätze. Für Hinweise zur Auswahl und Präsentation von Referenzen siehe Projektreferenzen in der Ausschreibung.