Wat is projectreferentiebeheer software?

Het is een database voor de afgeronde projecten van een bureau, gebouwd zodat dezelfde records over inschrijvingen heen worden hergebruikt. U slaat elk project één keer op - opdrachtgever, waarde, data, rol, scope, uitkomsten en een referentiecontact - en exporteert projectbladen, one-pagers en portfolio's eruit, in plaats van projecten in elk aanbestedingsformulier over te typen.

Is het gratis te gebruiken?

Ja. Uw projectdatabase bouwen en referentiedocumenten exporteren kost € 0, zonder creditcard. SUNAGO Matrix, het volledige project-ERP, is de optionele betaalde upgrade voor bureaus die ook tijd-, resource- en financieel beheer willen.

Welke documenten kan ik ermee genereren?

Projectbladen, one-pagers, bedrijfsportfolio's en de referentiesectie van bedrijfsprofielen - allemaal uit dezelfde opgeslagen projectrecords, in een consistente vorm die beoordelaars kunnen vergelijken.

Kan ik exporteren in de veldvolgorde die een aanbesteding vraagt?

Ja. Omdat de data als velden is opgeslagen in plaats van als opgemaakte tekst, herordent en selecteert u velden om de vereiste vorm van elke aanbesteding te matchen zonder iets opnieuw in te voeren.

Hoe verschilt dit van een spreadsheet met projecten?

Een spreadsheet slaat rijen op; het produceert geen opgemaakt projectblad of portfolio, en het drijft af naar meerdere versies. Referentiebeheer software houdt één bron van waarheid en genereert de afgewerkte documenten die beoordelaars echt willen lezen.

Projectreferentiebeheer software - gratis

Projectreferentiebeheer software slaat de afgeronde projecten van uw bureau op in één database en genereert de documenten die inschrijvingen vragen - projectbladen, one-pagers en portfolio’s - uit die records. Voer een project één keer in, met opdrachtgever, opdrachtsom, data, rol, scope en referentiecontact, en hergebruik het over elke aanbesteding in plaats van het in elk formulier over te typen. Het tool is gratis (€ 0, zonder creditcard).

Het is de projectdatabase in het centrum van SUNAGO’s gratis projectreferentiesuite en voedt de bedrijfsprofiel-generator en het cv- & skills-tool. Bent u hier om te leren wat een referentiedocument bevat, zie dan de definitie van een referentieproject; deze pagina gaat over de software die ze beheert.

Het probleem dat het oplost

Bureaus die werk winnen door ervaring te bewijzen, beantwoorden dezelfde vraag in elke inschrijving: toon ons vergelijkbare projecten. Het bewijs bestaat, maar het leeft in oude offertes, op een gedeelde schijf en op individuele laptops. Dus elke aanbesteding begint met iemand die de projectlijst uit het geheugen en via copy-paste herbouwt - en de versie die wordt ingediend is zelden de beste of meest actuele.

De fout is structureel: bureaus slaan het document op in plaats van de data. Een projectblad is een opgemaakte weergave van feiten (opdrachtgever, waarde, data, scope) die elk in hun eigen tempo veranderen. Sla die feiten één keer op en de documenten worden wegwerpexports in plaats van bestanden die u bewaakt en herzien.

Wat de projectreferentie-manager doet

Eén record per project. Opdrachtgever en sector, opdrachtsom en valuta, start- en einddatum, de rol van uw bureau (hoofd, onder, combinatie), een scopebeschrijving, meetbare uitkomsten, sleutelpersonen en een referentiecontact met actuele telefoon en e-mail.
Filter en selecteer. Haal de drie tot vijf projecten die bij een specifieke aanbesteding passen op sector, waardebereik of dienst - beoordelaars scoren relevantie, geen volume.
Exporteer op aanvraag. Genereer een referentieproject van één pagina, een projectblad of een volledig bedrijfsportfolio in een consistente veldvolgorde.
Voed andere documenten. Dezelfde records vullen de referentiesectie van een bedrijfsprofiel, zodat uw credentialdocumenten elkaar nooit tegenspreken.

Waarom het veldformaat telt

Publieke en private aanbestedingsformulieren vragen dezelfde kernreferentievelden met opmerkelijke consistentie - onder Richtlijn 2014/24/EU en de Aanbestedingswet mogen aanbestedende diensten lijsten van werken uit de afgelopen vijf jaar en diensten uit de afgelopen drie vragen, elk met opdrachtgever, waarde en data. Omdat de manager die als gestructureerde velden opslaat in plaats van als paragraaf, herordent en heretiketteert u ze om de vereiste vorm van elke aankondiging te matchen, en produceert u een schoon, vergelijkbaar blad voor elke referentie in dezelfde lay-out. Beoordelaars scannen tientallen hiervan; een identieke veldvolgorde over al uw referenties maakt uw inschrijving de makkelijkst te scoren. In Nederland verlopen publieke aanbestedingen via TenderNed.

Gratis - en hoe de upgrade werkt

De database bouwen en documenten exporteren is gratis, zonder aflopende proefperiode. Maak een gratis account aan om uw data te bewaren, zodat het blijft bestaan en over elke inschrijving wordt hergebruikt. De manager is zelfstandig: elke export is een gewoon Word- of PDF-bestand en niets zit vast.

Het is één module van SUNAGO Matrix, het project-ERP voor advies- en ingenieursbureaus, waarvan de module Cv & Referenties - vermeld op de SUNAGO Matrix prijspagina - dezelfde capaciteit is, geïntegreerd met projectuitvoering, tijd, resources en financiën. Bureaus die referenties naast live projectdata willen beheren, kunnen upgraden zonder iets opnieuw in te voeren; wie alleen de referentiedatabase nodig heeft, houdt het gratis.

Waarom niet gewoon een spreadsheet

De meeste bureaus beginnen met een gedeelde spreadsheet, en voor een handvol projecten werkt het. Het breekt op schaal om drie redenen. Ten eerste slaat een spreadsheet tekst op, geen documenten - u bouwt nog steeds elk projectblad, one-pager en portfolio met de hand uit de rijen, dus het opmaakwerk verdwijnt nooit. Ten tweede houdt niets het actueel: referentiecontacten wisselen van baan, waarden worden definitief en niemand bezit de update. Ten derde voedt het niets anders - hetzelfde project moet worden overgetypt in elk consultant-cv en uw bedrijfsprofiel, waar de cijfers stilletjes uiteenlopen. Een referentiemanager slaat de feiten één keer op en genereert elk document eruit, zodat een project op één plek bijwerken het overal bijwerkt.

Toepassingen

Prekwalificatievragenlijsten. Een aannemer die een geschiktheidsdossier samenstelt, selecteert vergelijkbare projecten op waardebereik en exporteert ze in de vereiste veldvolgorde, in plaats van de lijst voor elk register te herbouwen.

Bidbibliotheken voor voorstelteams. De bidmanagers van een adviesbureau halen geverifieerde, actuele referentiebladen uit de gedeelde database in plaats van rond te mailen voor “de laatste projectlijst”.

Klantpitches. Een bureau voegt twee of drie relevante referentiebladen aan een voorstel toe, in minuten gegenereerd, om te tonen dat het precies dit probleem al oploste.

Bouw uw projectdatabase

Gratis starten: maak een gratis account aan, voer vijf echte projecten in, en exporteer een referentieblad voor uw volgende inschrijving. Combineer de database met de bedrijfsprofiel-generator voor credentials van één pagina en het cv- & skills-tool voor personeelsprofielen - alle drie delen dezelfde records. Voor het kiezen en presenteren van referenties, zie referenties in aanbestedingen.