Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief ist die einseitige Zusammenfassung eines Projekts: Kontext, Ihre Rolle, gelieferter Leistungsumfang und messbare Ergebnisse. Büros nutzen ihn als Angebotsanlage, als Referenzblatt in der Präqualifikation oder als Abschlussbericht für den Auftraggeber. Er beantwortet 'Haben Sie Vergleichbares geliefert, und lief es gut?' in der Zeit, die ein Prüfblick auf eine Seite braucht.

Wie unterscheidet sich der Projektsteckbrief vom Referenzprojekt-Portfolio?

Ein Steckbrief deckt ein Projekt auf einer Seite ab. Ein Referenzprojekt-Portfolio sammelt mehrere Projekte, jedes auf einer eigenen Seite, in einem mehrseitigen Dokument. Nutzen Sie den Steckbrief als eigenständige Referenz oder Angebotsanlage; das Portfolio, wenn Sie einen Track Record vergleichbarer Arbeit zeigen müssen. Beide speisen sich aus denselben Projektdaten.

Ist die Projektsteckbrief-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Alle Dateien sind kostenlos: die druckfertige PDF ebenso wie die bearbeitbare Word-Version. Der einzige Schritt ist ein kostenloses SUNAGO-Konto, mit dem Sie den Steckbrief auch aus Ihren eigenen Projektdaten erzeugen. Jede Datei behält eine kleine einzeilige Quellenangabe in der Fußzeile, die Sie belassen oder entfernen können. Lieber Google Docs? Laden Sie die .docx in Google Drive und öffnen Sie sie mit Docs - das Layout konvertiert sauber.

Wie lang sollte ein Projektsteckbrief sein?

Genau eine Seite. Der ganze Wert des Formats liegt darin, dass ein beschäftigter Prüfer oder Auftraggeber ihn in unter einer Minute liest. Läuft Ihr Inhalt auf eine zweite Seite, kürzen Sie Leistungspunkte und straffen Sie die Ergebnisse - statt Schrift oder Ränder zu verkleinern.

Projektsteckbrief Vorlage kostenlos (Word, PDF & Muster)

Ein Projektsteckbrief ist eine einzelne Seite, die ein abgeschlossenes Projekt darstellt - Kontext, Ihre Rolle, gelieferter Leistungsumfang und messbare Ergebnisse - in einem Format, das ein Auftraggeber oder Vergabeprüfer in unter einer Minute liest. Die Vorlage ist kostenlos; zum Herunterladen legen Sie ein kostenloses Konto an. Füllen Sie sie mit der Anleitung aus, um sie über Angebote, Referenzen und Berichte wiederzuverwenden.

Projektsteckbrief-Vorlage holen:

Kostenlos - Sie legen nur ein kostenloses Konto an. Kostenloses Konto anlegen und die Vorlage laden: die PDF (A4, druckfertig) und die bearbeitbare Word-Datei (.docx).
Oder erzeugen lassen. Mit demselben kostenlosen Konto erzeugen Sie Ihren eigenen Projektsteckbrief direkt aus Ihren Live-Projektdaten, statt Felder abzutippen. Kostenlos starten.

Sobald Sie die bearbeitbare Version haben und lieber Google Docs nutzen: Laden Sie die .docx in Google Drive und öffnen Sie sie mit Docs - das Layout nutzt einfache Tabellen und konvertiert sauber. Die Datei enthält ein ausgefülltes Muster eines fiktiven Ingenieurbüros, damit Sie ein Muster kopieren statt leere Felder anzustarren.

Wofür ein Projektsteckbrief dient

Ein Steckbrief ist ein Arbeitsdokument, keine Broschüre. Büros, die Expertise verkaufen - Ingenieurbüros, Architekturbüros, Bauunternehmen und Beratungen -, nutzen dieselbe Seite für drei Aufgaben:

Als Angebots- oder Vergabeanlage. Fragt eine Ausschreibung nach „Beispielen vergleichbarer Projekte” oder „einschlägiger Erfahrung”, ist ein Projekt je Seite das Format, das Prüfer erwarten und am leichtesten werten.
Als Projektreferenz. Ein benannter, datierter, prüfbarer Nachweis eines abgeschlossenen Projekts, den Sie einem Interessenten übergeben oder einer Präqualifikation beilegen.
Als Abschlussbericht. Am Projektende eine Seite, die festhält, was geliefert wurde und was es erreicht hat - nützlich für den Auftraggeber und für Sie wiederverwendbar.

Weil alle drei Anwendungen auf denselben Fakten beruhen, schreiben Sie die Seite einmal und verwenden sie wieder. Müssen Sie mehrere Projekte zusammen zeigen, sammelt das Referenzprojekt-Portfolio Steckbriefe zu einem Track Record; die faktische Datenform je Projekt liefert das Projektdatenblatt.

Was in der Vorlage steckt

Der Steckbrief ist eine einzelne Seite mit fester Struktur, weil erst die feste Struktur ihn scannbar macht:

Zone	Inhalt	Was sie beantwortet
Kopf	Projekttitel, Auftraggeber	Was ist das und für wen?
Fünf-Fakten-Leiste	Zeitraum, Budgetrahmen, Rolle, Ausführungsart, Sektor	Aktuell, relevant, in unserer Größenordnung?
Leistungsumfang	3-5 Leistungspunkte	Was hat Ihr Büro tatsächlich getan?
Kennzahlen-Kacheln	Vier quantifizierte Ergebnisse	Lief es gut, in Zahlen?
Nachweis	Auftraggeber-Zitat oder Ansprechpartner	Können wir es verifizieren?

Die Fünf-Fakten-Leiste ist das tragende Element. Sie lässt einen Prüfer das Projekt gegen seine Anforderungen abgleichen, ohne einen einzigen Satz zu lesen - genau so funktioniert die Erstprüfung.

Projektsteckbrief schreiben

Projekt und Auftraggeber oben benennen. Projekttitel und Auftraggeber in den Kopf, damit der Kontext in zwei Sekunden landet. Marketing-Slogan weglassen.
Die Fünf-Fakten-Leiste ausfüllen. Zeitraum, Budgetrahmen, Rolle, Ausführungsart und Sektor. Betragsspannen bei Vertraulichkeit; Rolle klar benennen - Generalunternehmer, Nachunternehmer oder ARGE-Partner.
Leistungspunkte schreiben, die Ergebnisse nennen. Drei bis fünf Punkte, jeder mit Verb: „Prozessupgrade geplant”, „Inbetriebnahme geleitet”, „Tragwerkspaket geliefert”. Beschreiben Sie, was Ihr Büro tat, nicht was das Projekt war.
Vier Kennzahlen-Kacheln mit prüfbaren Zahlen füllen. Hinzugewonnene Kapazität, Prozent unter Budget, Termintreue, gelieferte Einheiten. Jede Kachel eine Zahl, die ein Prüfer nachvollziehen kann; „erfolgreich geliefert” ist keine Kennzahl.
Einen Referenznachweis und Ansprechpartner ergänzen. Ein kurzes Auftraggeber-Zitat oder ein benannter Kontakt mit „Referenz auf Anfrage” macht aus Selbstbeschreibung einen Nachweis.
Als PDF exportieren und auf eine Seite prüfen. Auf A4 mit aktivierten Hintergrundgrafiken. Läuft es über, kürzen Sie Text - nie den Maßstab verkleinern.

Projektsteckbrief Muster: ausgefüllt

Die Vorlage enthält ein vollständiges Muster von Meridian Ingenieurgesellschaft mbH, einem fiktiven 45-köpfigen Büro für Tiefbau und Umwelttechnik. So liest sich die ausgefüllte Seite:

Klärwerk Nordtor - Kapazitätserweiterung Auftraggeber: Stadtwerke Nordtor Zeitraum: 2023-2025 · Budgetrahmen: 15-20 Mio. € Bausumme · Rolle: Generalplaner (Planung & Bauüberwachung) · Ausführung: Einzelvergabe · Sektor: Kommunale Wasserwirtschaft

Leistungsumfang: Verfahrensplanung einer 40-%-Kapazitätserweiterung · Hydraulische Modellierung und Genehmigungsunterstützung · Bauüberwachung und Prüfung der Ausführungsplanung · Inbetriebnahme und Betreiberschulung

Kennzahlen: 12 → 17 Mio. l/Tag Kapazität · 3,2 % unter Bausummenansatz · 0 Auflagenverstöße · 6 Wochen vor Termin

Ergebnis: „Meridians Bauüberwachung hielt einen komplexen Umbau im laufenden Betrieb am Laufen.” - Werkleitung (Referenz auf Anfrage)

Jede Aussage ist eine Zahl, die Rolle ist eindeutig, und ein Ansprechpartner wird angeboten. Kopieren Sie diese Disziplin, und Ihr Steckbrief liegt schon vor den meisten Abgaben.

Woher jeder Abschnitt kommt - aus einer Projektdatenbank bauen

Der langsame Weg zum Steckbrief ist Archäologie: jeden Fakt aus dem letzten Angebot graben, das das Projekt erwähnte. Der verlässliche Weg speichert die Projektdaten einmal und behandelt die Seite als Ausgabe:

Feld der Vorlage	Wo es liegen sollte
Fünf-Fakten-Leiste	Ein strukturierter Projektdatensatz, beim Abschluss gefüllt
Leistungspunkte	Das Leistungsverzeichnis des Projekts, nach Disziplin verschlagwortet
Kennzahlen-Kacheln	Abschluss-KPIs: Endwert vs. Ansatz, Termintreue, Kapazität
Zitat & Ansprechpartner	Referenz-Einwilligung: Name, Funktion, Datum der Zustimmung

Einmal speichern, und Sie erzeugen einen maßgeschneiderten Steckbrief in Minuten; überspringen Sie es, und Sie bauen dieselbe Seite zu jeder Frist neu. Ein Projektdatenblatt je Projekt ist die minimal brauchbare Version dieser Datenbank.

Was der Prüfer zuerst kontrolliert

Bevor jemand Ihren Text liest, scannt er nach Ausschlussgründen. Die öffentliche Praxis ist explizit: Das EU-Vergaberecht lässt Auftraggeber „eine Liste der in höchstens den letzten fünf Jahren erbrachten Bauleistungen” mit Bescheinigungen über ordnungsgemäße Ausführung verlangen (Richtlinie 2014/24/EU, Anhang XII). Auf einem Steckbrief sucht dieser erste Blick:

Aktualität - ein Fertigstellungsdatum im Fenster der Ausschreibung (oft 3-5 Jahre). Ein undatiertes Projekt liest sich als altes.
Relevanz - Sektor und Größenordnung passen zur ausgeschriebenen Leistung, weshalb Sie je Abgabe das richtige Projekt wählen.
Ihre Rolle - Prüfer werten Projekte ab, in denen Sie nur Nachunternehmer waren, die Seite aber Führung suggeriert.
Prüfbarkeit - ein benannter Auftraggeber und ein erreichbarer Ansprechpartner. Anonyme Projekte werden nahezu null gewertet.

Jeden Steckbrief aktuell halten - neu erzeugen, nicht neu schreiben

Ein Steckbrief ist veraltet, sobald eine Kennzahl finalisiert oder ein Ansprechpartner die Funktion wechselt. Der kostenlose Projektreferenz-Manager von SUNAGO speichert jedes Projekt einmal - Fakten, Kennzahlen, Bilder, Referenzen - und erzeugt Steckbriefe, Portfolios und Referenzlisten aus den Live-Daten, sodass eine einzige Korrektur jedes Dokument aktualisiert, das das Projekt wiederverwendet. Alle Dateien sind kostenlos; erstellen Sie ein kostenloses Konto, um sie zu laden - und um Ihren eigenen Projektsteckbrief direkt aus Ihren Projektdaten zu erzeugen.

Projektsteckbrief Vorlage (kostenlos - für Angebote & Referenzen)