Was ist ein Projektdatenblatt?

Ein Projektdatenblatt ist ein einseitiges Dokument, das ein abgeschlossenes Projekt als prüfbaren Nachweis der Erfahrung eines Büros beschreibt. Es nennt Auftraggeber, Leistungsumfang, Auftragssumme, Zeitraum und einen Ansprechpartner, der die Leistung bestätigen kann. Vergabestellen verlangen Projektdatenblätter in Ausschreibungen, Präqualifikationen und Lieferantenbewertungen.

Anders als ein Portfolio oder eine Broschüre ist ein Projektdatenblatt geschrieben, um geprüft zu werden. Jedes Feld existiert, damit ein Prüfer den Auftraggeber anrufen und verifizieren kann, was Sie geliefert haben - deshalb heißt dasselbe Dokument auch Referenzblatt oder Eintrag in einer Referenzliste.

Was gehört in ein Projektdatenblatt?

Öffentliche und private Vergabeformulare fragen mit bemerkenswerter Übereinstimmung dieselben Kernfelder ab:

• Projektbezeichnung und Ort
• Auftraggeber, samt Sektor (öffentlich/privat)
• Ansprechpartner: Name, Funktion, Telefon und E-Mail einer Person, die für die Arbeit einsteht
• Auftragssumme (Währung angeben; eine Spanne ist bei Vertraulichkeit zulässig)
• Beginn und Fertigstellung, mit Vermerk zur Termintreue
• Leistungsbeschreibung: drei bis sechs Sätze, was Ihr Büro tatsächlich geliefert hat und in welcher Rolle (Generalunternehmer, Nachunternehmer, ARGE-Partner)
• Eingesetzte Schlüsselpersonen, wenn der Prüfer auch Teamerfahrung wertet

Prüfer überfliegen Dutzende davon je Verfahren. Halten Sie jedes Blatt auf einer Seite und nutzen Sie eine identische Feldreihenfolge über alle Referenzen, damit sie sich nebeneinander vergleichen lassen.

Wann braucht man ein Projektdatenblatt?

Drei Situationen decken fast alle Anfragen ab:

1. Ausschreibungen und Vergabeverfahren. Referenzen sind ein Standard-Eignungskriterium in der öffentlichen Vergabe. Richtlinie 2014/24/EU, Anhang XII und ihre Umsetzung in VgV §46 lassen Auftraggeber Listen von Bauleistungen der letzten fünf und Dienstleistungen der letzten drei Jahre verlangen.
2. Präqualifikation (PQ-VOB, ANKÖ). Rahmenvereinbarungen und Lieferantenverzeichnisse verlangen typischerweise drei bis fünf vergleichbare Referenzen, bevor Sie überhaupt bieten dürfen.
3. Angebote und Pitches. Zwei oder drei einschlägige Projektdatenblätter, einem Angebot beigelegt, wirken mehr als Seiten Selbstbeschreibung - sie zeigen, dass Sie genau dieses Problem schon gelöst haben.

Wie Sie Projekte auswählen und den Zuschlagskriterien zuordnen, behandelt der Leitfaden zu Projektreferenzen in Ausschreibungen.

Beispiel: ein ausgefülltes Projektdatenblatt

Ein kompakter Eintrag eines fiktiven Ingenieurbüros:

Projekt: Regenwasserkanal Hafenstraße - Bochum Auftraggeber: Stadt Bochum, Tiefbauamt (öffentlicher Sektor) Referenz: J. Alvarez, Projektleitung · +49 234 5550142 · j.alvarez@bochum.example.de Auftragssumme: 4,2 Mio. € · Rolle: Generalplaner Zeitraum: 03/2024 - 11/2025, termingerecht abgeschlossen Leistung: Ausführungsplanung und Bauüberwachung von 2,8 km Regenwasserkanälen, zwei Pumpwerken und SCADA-Anbindung. Meridian stellte ein Team von sechs Personen und steuerte die gesamte Genehmigung.

Projektdatenblatt vs. Datenblatt vs. Steckbrief

Die Dokumente überschneiden sich, dienen aber verschiedenen Lesern. Ein Projektdatenblatt (technisch) hält die technischen Fakten für die interne Wiederverwendung fest; ein Projekt-Faktenblatt präsentiert es einem breiten externen Publikum; ein Projektsteckbrief fasst dasselbe Projekt auf einer Seite als Angebotsanlage zusammen. Das Referenz-Projektdatenblatt ist das einzige mit einem kontaktierbaren Ansprechpartner - es existiert, um verifiziert zu werden, nicht nur gelesen.

Woher eine Vorlage nehmen

Starten Sie mit der kostenlosen Projektsteckbrief-Vorlage (Word, Google Docs, PDF) und spiegeln Sie die geforderte Feldreihenfolge jeder Ausschreibung. Dieselben Projektdatensätze speisen auch den Referenz-Abschnitt Ihrer Referenzliste.

Oder hören Sie auf, dieselben Projekte in jedes Formular zu tippen: Der kostenlose SUNAGO Projektreferenz-Manager speichert jedes Projekt einmal und erzeugt formatierte Projektdatenblätter auf Abruf - aktualisieren Sie den Datensatz, und jedes Dokument bleibt aktuell. Erstellen Sie diese automatisch aus Ihren Projekten - kostenloses SUNAGO-Konto erstellen.