Hợp đồng tương tự là gì?

Hợp đồng tương tự là một hợp đồng đã hoàn thành có tính chất, quy mô và giá trị tương đương gói thầu đang xét, được dùng làm bằng chứng kinh nghiệm của nhà thầu. Trong đấu thầu, bên mời thầu yêu cầu nhà thầu chứng minh đã từng thực hiện thành công công việc tương tự - nêu chủ đầu tư, giá trị hợp đồng, thời gian và kết quả, kèm tài liệu chứng minh và một đầu mối tham chiếu có thể xác nhận.

Khác với catalogue hay hồ sơ giới thiệu, tài liệu chứng minh hợp đồng tương tự được viết để bị kiểm tra. Mỗi trường thông tin tồn tại để bên đánh giá có thể liên hệ chủ đầu tư và xác minh những gì doanh nghiệp đã bàn giao - đó là lý do tài liệu này còn được gọi là bảng kê khai kinh nghiệm hoặc một mục trong hồ sơ kinh nghiệm.

Một hợp đồng tương tự gồm những trường nào?

Các biểu mẫu dự thầu công và tư yêu cầu gần như cùng một bộ trường cốt lõi:

• Tên và địa điểm dự án
• Chủ đầu tư / bên mời thầu, kèm lĩnh vực
• Người tham chiếu: tên, chức vụ, điện thoại và email của người xác nhận công việc
• Giá trị hợp đồng (ghi rõ VNĐ; chấp nhận khoảng giá trị khi cần bảo mật)
• Thời gian bắt đầu và hoàn thành, ghi rõ dự án có đúng tiến độ không
• Phạm vi công việc: ba đến sáu câu mô tả doanh nghiệp thực sự bàn giao gì và với vai trò nào (tư vấn chính, tư vấn phụ, liên danh)
• Nhân sự chủ chốt đã bố trí, khi bên đánh giá cũng chấm kinh nghiệm đội ngũ

Bên đánh giá đọc lướt hàng chục mục mỗi gói. Giữ mỗi mục gọn một trang và dùng cùng thứ tự trường cho mọi tham chiếu để dễ đối chiếu.

Khi nào cần chứng minh hợp đồng tương tự?

Ba tình huống chiếm gần như toàn bộ nhu cầu:

1. Đấu thầu và hồ sơ mời thầu. Kinh nghiệm qua hợp đồng tương tự là tiêu chí đánh giá năng lực tiêu chuẩn theo Luật Đấu thầu. Hồ sơ mời thầu thường yêu cầu một đến ba hợp đồng có giá trị tối thiểu 50-70% giá gói thầu.
2. Hồ sơ sơ tuyển. Các gói lớn và danh sách nhà thầu thường yêu cầu chứng minh hợp đồng tương tự trước khi được tham gia đấu thầu.
3. Đề xuất với khách hàng. Hai hoặc ba tham chiếu liên quan đính kèm đề xuất có sức thuyết phục hơn nhiều trang tự mô tả - chúng cho thấy doanh nghiệp đã giải đúng bài toán này trước đó.

Ví dụ: một bảng kê khai kinh nghiệm điền sẵn

Một mục gọn từ một công ty tư vấn kỹ thuật giả định:

Dự án: Nâng cấp hệ thống thoát nước Khu công nghiệp Tân Phú - Đồng Nai Chủ đầu tư: Ban Quản lý Khu công nghiệp Tân Phú (khu vực công) Tham chiếu: Ông Nguyễn Văn Bình, Trưởng ban Quản lý dự án · 0251 3xxx xxx · binh.nv@tanphu.example.vn Giá trị hợp đồng: 28 tỷ VNĐ · Vai trò: Tư vấn chính Thời gian: 03/2024 - 11/2025, hoàn thành đúng tiến độ Phạm vi: Thiết kế và giám sát thi công 2,8 km tuyến thoát nước chính, hai trạm bơm và tích hợp SCADA. Công ty Đại Việt bố trí đội sáu người và quản lý toàn bộ thủ tục cấp phép.

Vì sao hợp đồng tương tự bị loại ở bước đánh giá

Hợp đồng tương tự bị gạch khỏi chấm điểm thường xuyên hơn nhà thầu tưởng, và gần như luôn vì lý do tránh được. Năm lý do phổ biến nhất:

1. Giá trị dưới ngưỡng. Hồ sơ mời thầu nêu giá trị tối thiểu và hợp đồng nộp thiếu hụt. Bên đánh giá không có quyền linh động - dưới ngưỡng là không được tính.
2. Ngoài khung thời gian. Một dự án hoàn thành ngay trước ngày cắt bị loại dù ở khía cạnh khác là hoàn hảo. Kiểm tra khung chính xác và cách chủ đầu tư định nghĩa “đã hoàn thành”.
3. Phóng đại vai trò. Doanh nghiệp là thầu phụ nhưng bảng kê khai ngụ ý chủ trì. Khi người tham chiếu được hỏi và mô tả vai trò nhỏ hơn, hợp đồng bị loại và độ tin cậy sụt trên toàn hồ sơ.
4. Người tham chiếu không liên hệ được. Đầu mối có tên đã rời tổ chức hoặc đổi số. Một tham chiếu không ai kiểm được thì vô giá trị.
5. Không nhất quán với phần còn lại. Giá trị hay ngày tháng trên bảng kê khai khác với hồ sơ năng lực hay đề xuất kỹ thuật. Bên đánh giá đọc mâu thuẫn là cẩu thả hoặc thổi phồng.

Mỗi điều đều được ngăn bởi việc chọn lọc kỷ luật và một lần kiểm nhất quán cuối. Bên thắng đều đặn hiếm khi có dự án ấn tượng nhất; họ là bên có hợp đồng tương tự không bao giờ cho bên đánh giá một lý do để gạch.

Hợp đồng tương tự và hồ sơ năng lực

Hai khái niệm liên quan chặt chẽ. Hồ sơ năng lực là tài liệu tổng thể giới thiệu năng lực doanh nghiệp; phần dự án tiêu biểu bên trong nó rút từ chính các hợp đồng tương tự. Bảng kê khai kinh nghiệm là bản chi tiết, có người tham chiếu, dùng để bên đánh giá xác minh từng hợp đồng. Điểm khác biệt: bảng kê khai kinh nghiệm là tài liệu duy nhất có đầu mối liên hệ được - nó tồn tại để bị xác minh, không chỉ để đọc.

Lấy mẫu ở đâu

Bắt đầu từ mẫu giới thiệu dự án một trang miễn phí (Word, PDF) và điều chỉnh theo đúng thứ tự trường mà hồ sơ mời thầu yêu cầu. Cùng hồ sơ dự án đó cũng cấp cho phần dự án tiêu biểu của hồ sơ năng lực.

Hoặc thôi gõ lại cùng dự án vào mọi biểu mẫu: phần mềm tạo hồ sơ năng lực miễn phí lưu mỗi dự án một lần và kết xuất bảng kê khai kinh nghiệm theo yêu cầu - cập nhật hồ sơ, mọi tài liệu đều luôn mới. Hãy tạo các tài liệu kinh nghiệm này tự động từ dữ liệu dự án của quý doanh nghiệp - tạo tài khoản SUNAGO miễn phí.