Karta projektu wzór (darmowa - do ofert, referencji i raportów)

Karta projektu wzór to jedna strona przedstawiająca jeden zakończony projekt - kontekst, waszą rolę, dostarczony przedmiot i mierzalne wyniki - w formie, którą zamawiający lub oceniający ofertę czyta w mniej niż minutę. Ten wzór jest darmowy; do pobrania wystarczy założyć darmowe konto. Uzupełnij go z przewodnikiem, aby używać go ponownie w ofertach, referencjach i raportach.

Pobierz wzór karty projektu:

• Za darmo - wystarczy założyć darmowe konto. Załóż darmowe konto i pobierz wzór: PDF (A4, gotowy do druku) oraz edytowalny plik Word (.docx).
• Albo pozwól go wygenerować. Na tym samym darmowym koncie wygenerujecie własną kartę projektu wprost z danych o projektach, zamiast przepisywać pola. Zacznij za darmo.

Gdy masz już edytowalną wersję i wolisz Google Docs: prześlij .docx na Dysk Google i otwórz w Docs - układ używa prostych tabel i konwertuje się czysto. Plik zawiera wypełniony przykład z fikcyjnej firmy inżynieryjnej.

Do czego służy karta projektu

Uwaga na dwuznaczność: karta projektu bywa też nazwą formularza inicjującego projekt (project charter) w zarządzaniu projektami. Tutaj chodzi o kartę referencyjną zadania - dokument roboczy, nie broszurę. Firmy sprzedające wiedzę - inżynierowie, architekci, wykonawcy i doradcy - używają tej samej strony do trzech zadań:

• Jako załącznik do oferty lub przetargu. Gdy postępowanie prosi o „przykłady porównywalnych projektów”, jeden projekt na stronę to forma, której oczekują oceniający i którą najłatwiej punktują.
• Jako referencja. Nazwany, datowany, weryfikowalny zapis zakończonego projektu, który dajecie potencjalnemu klientowi lub dołączacie do prekwalifikacji.
• Jako raport zamknięcia. Na koniec zadania jedna strona, która utrwala, co dostarczono i co osiągnięto.

Ponieważ wszystkie trzy zastosowania czerpią z tych samych faktów, piszecie stronę raz i używacie ponownie. Aby pokazać kilka projektów razem, portfolio projektów zbiera karty w dorobek; uporządkowaną formę danych na projekt daje karta referencyjna.

Co zawiera wzór

Karta to jedna strona o stałej strukturze, bo stała struktura czyni ją skanowalną:

Strefa	Treść	Na co odpowiada
Nagłówek	Tytuł projektu, zamawiający	Co to i dla kogo?
Pasek pięciu faktów	Okres, przedział budżetu, rola, tryb realizacji, sektor	Świeże, trafne, w naszej skali?
Przedmiot	3-5 punktów przedmiotu	Co firma faktycznie zrobiła?
Wskaźniki	Cztery skwantyfikowane wyniki	Czy poszło dobrze, w liczbach?
Dowód	Cytat klienta lub osoba do kontaktu	Czy możemy to zweryfikować?

Pasek pięciu faktów to element nośny. Oceniający porównuje projekt z wymaganiami bez czytania jednego zdania - dokładnie tak działa pierwsza selekcja.

Jak napisać kartę projektu

1. Nazwij projekt i zamawiającego u góry. Aby kontekst wylądował w dwie sekundy. Pomiń slogan.
2. Uzupełnij pasek pięciu faktów. Okres, przedział budżetu, rola, tryb realizacji i sektor. Przedziały przy poufności; rola jasno - generalny wykonawca, podwykonawca lub partner konsorcjum.
3. Napisz punkty przedmiotu, które nazywają rezultaty. Od trzech do pięciu punktów, każdy z czasownikiem: „Zaprojektowano modernizację procesu”, „Poprowadzono rozruch”.
4. Wypełnij cztery wskaźniki weryfikowalnymi liczbami. Dodana przepustowość, procent poniżej budżetu, odchylenie harmonogramu, dostarczone jednostki. „Dostarczono z sukcesem” to nie wskaźnik.
5. Dodaj jeden dowód od klienta i osobę do kontaktu. Krótki cytat lub podana osoba z adnotacją „referencja na żądanie” zmienia autoprezentację w dowód.
6. Wyeksportuj do PDF i potwierdź jedną stronę. W formacie A4 z grafiką tła. Jeśli przechodzi, skróć tekst - nigdy nie zmniejszaj skali.

Karta projektu przykład: wypełniona

Wzór zawiera pełny przykład od Meridian Inżynieria Sp. z o.o., fikcyjnej 45-osobowej firmy z branży infrastruktury i środowiska:

Oczyszczalnia ścieków Północ - rozbudowa przepustowości Zamawiający: Zakład Wodociągów Północ Sp. z o.o. Okres: 2023-2025 · Przedział budżetu: 15-20 mln zł · Rola: Generalny wykonawca (projekt i nadzór) · Realizacja: Zaprojektuj i wybuduj · Sektor: Komunalne ścieki

Przedmiot: Projekt procesowy rozbudowy przepustowości o 40% · Modelowanie hydrauliczne i uzgodnienia · Nadzór inwestorski i sprawdzenia · Rozruch i szkolenie operatorów

Wskaźniki: 12 → 17 tys. m³/dobę przepustowości · 3,2% poniżej budżetu · 0 uwag organów · 6 tygodni przed terminem

Wynik: „Nadzór Meridian utrzymał złożoną przebudowę w ruchu wokół czynnego obiektu.” - kierownik eksploatacji (referencja na żądanie)

Każde twierdzenie to liczba, rola jest jednoznaczna, a osoba do kontaktu jest oferowana. Skopiuj tę dyscyplinę, a karta już wyprzedza większość ofert.

Skąd bierze się każda sekcja - buduj ją z bazy projektów

Najwolniejsza droga to archeologia: wykopywanie każdego faktu z ostatniej oferty. Droga niezawodna zapisuje dane o projekcie raz i traktuje stronę jako wynik:

Pole we wzorze	Gdzie powinno być
Pasek pięciu faktów	Jeden uporządkowany zestaw danych projektu, uzupełniony przy zamknięciu
Punkty przedmiotu	Lista usług projektu, otagowana według branży
Wskaźniki	Wskaźniki zamknięcia: wartość końcowa vs. budżet, odchylenie, przepustowość
Cytat i osoba do kontaktu	Zgoda referencyjna: imię, funkcja, data

Karta referencyjna na projekt to wersja minimalna tej bazy.

Co oceniający sprawdza najpierw

Unijne prawo zamówień pozwala zamawiającemu żądać „wykazu robót budowlanych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich pięciu lat” wraz z dowodami należytego wykonania (dyrektywa 2014/24/UE, załącznik XII). Na karcie projektu pierwsze spojrzenie szuka:

• Aktualność - data zakończenia w oknie postępowania (często 3-5 lat).
• Trafność - sektor i wielkość pasujące do zamawianego.
• Wasza rola - oceniający obniżają zadania, w których byliście podwykonawcą, a strona sugeruje kierowanie.
• Weryfikowalność - nazwany zamawiający i osiągalna referencja.

Utrzymuj każdą kartę aktualną - generuj, nie pisz od nowa

Karta projektu jest nieaktualna, gdy tylko wskaźnik zostaje zamknięty lub osoba do kontaktu zmienia funkcję. Darmowy menedżer referencji projektów SUNAGO zapisuje każdy projekt raz - fakty, liczby, zdjęcia, referencje - i generuje karty, portfolia i wykazy z danych na żywo, więc jedna poprawka aktualizuje każdy dokument. Wszystkie pliki są darmowe; załóż darmowe konto, aby je pobrać - i aby generować własne karty projektów wprost z waszych danych o projektach.

Powiązane wzory i przewodniki

• Portfolio projektów - kilka kart w dorobek
• Karta referencyjna - uporządkowana forma danych za każdą kartą
• Referencje wzór - zwięzły wykaz do przetargu
• Referencje dla firmy: co zawierają i wzór - pełny przewodnik po dokumencie towarzyszącym