Bedrijfsprofiel maken: opbouw, voorbeeld en sjabloon

Een bedrijfsprofiel is een beknopt document dat een opdrachtgever vertelt wat uw bedrijf doet, wat het onderscheidt, welke projecten het heeft geleverd en hoe u het bereikt. Aanbestedende diensten en hoofdaannemers gebruiken het zoals recruiters een cv gebruiken: als snel screeningsinstrument, in 30 tot 60 seconden gelezen, om te bepalen welke leveranciers een gesprek waard zijn.

Deze gids behandelt de opbouw van een bedrijfsprofiel, hoe u elk onderdeel schrijft en de fouten die profielen doen afvallen. Weet u al wat u nodig hebt, download dan direct het gratis bedrijfsprofiel-sjabloon (gratis; een gratis account geeft u zowel de PDF als de bewerkbare Word- en Google-Docs-versies) of gebruik de gratis bedrijfsprofiel-generator.

Op deze pagina:

• Wat is een bedrijfsprofiel?
• Wie vraagt om een bedrijfsprofiel
• De opbouw en verplichte velden
• Bedrijfsprofiel maken in 7 stappen
• Hoe lang mag het zijn?
• Bedrijfsprofiel vs. brochure, referentielijst, portfolio
• Branchevarianten
• Fouten die profielen doen afvallen
• Waar u het inzet
• Actueel houden
• FAQ

Wat is een bedrijfsprofiel?

Een bedrijfsprofiel is een beknopt bewijsdocument - vaak één pagina - dat vier vragen van de opdrachtgever in vaste volgorde beantwoordt: Wat doet u? (kerncompetenties), Kunt u het bewijzen? (referentieprojecten), Waarom u en niet het volgende bureau? (onderscheidende punten) en Wie bent u, formeel? (bedrijfsgegevens en contact).

In Nederland en Vlaanderen wordt de vraag gedreven door twee werelden. Commercieel presenteren bedrijven zich met een profiel of bedrijfspresentatie; in aanbestedingen draait alles om referenties. De Aanbestedingswet 2012 - de Nederlandse implementatie van de EU-aanbestedingsrichtlijn - laat aanbestedende diensten via TenderNed geschiktheidseisen stellen, waaronder een lijst van vergelijkbare referentieprojecten. Hoofdaannemers verzamelen profielen om onderaannemers te kwalificeren, en private opdrachtgevers in bouw, techniek en advies vragen bij prekwalificatie hetzelfde overzicht.

Twee eigenschappen bepalen het document:

1. Het is een screeningsdocument, geen verkoopdocument. De lezer beslist of u op de shortlist komt, niet of hij koopt. Dichtheid en scanbaarheid winnen van overtuigingskracht.
2. Het is klaar om te controleren. Anders dan een offerte bestaat het los van een concrete opdracht en moet het dus alle gegevens dragen die een beoordelaar nodig heeft: opdrachtsom, periode en een bereikbare contactpersoon.

Wie vraagt om een bedrijfsprofiel

• Aanbestedende diensten vragen referenties als geschiktheidseis via TenderNed, in de aankondiging en de eigen verklaring (UEA).
• Hoofdaannemers verzamelen profielen om onderaannemers te kwalificeren, vooral voor gespecialiseerd werk.
• Prekwalificatie-registers vragen referentielijsten voordat u mag inschrijven.
• Private opdrachtgevers in projectgedreven sectoren (bouw, techniek, architectuur, IT-diensten, advies) vragen ze bij prekwalificatie - naast een projectblad.
• Partners wisselen ze uit bij het vormen van een combinatie of bouwteam.

Verkoopt uw bedrijf expertise of levert het projecten, dan vraagt iemand in uw pijplijn dit document - meestal met minder dan een dag voorbereiding.

De opbouw: de onderdelen van een bedrijfsprofiel

De opbouw is opvallend consistent over sectoren heen, omdat hij de beoordelingsvelden spiegelt:

Onderdeel	Wat het bevat	Aandeel
Kerncompetenties	4-6 bullets met diensten, geformuleerd rond het resultaat voor de opdrachtgever	20%
Referentieprojecten	3-5 recente, relevante projecten: opdrachtgever, opdrachtsom, periode, rol, resultaat	30%
Onderscheidende punten	2-4 met bewijs onderbouwde redenen om u te kiezen	15%
Bedrijfsgegevens	Rechtsvorm, KvK-nummer, btw-nummer, ISO 9001 / VCA, omvang, oprichtingsjaar	20%
Contactgegevens	Eén persoon met naam, direct telefoonnummer, e-mail, website	10%

De rest gaat naar uw logo en de kop. Certificeringen (ISO 9001, ISO 14001, VCA, VCA**) staan als apart gelabeld blok - beoordelaars zoeken ze en willen ze in één oogopslag vinden. Dit vervangt de Amerikaanse codes (UEI/CAGE/NAICS), die in de Nederlandse markt geen rol spelen. Het gratis bedrijfsprofiel-sjabloon legt precies deze opbouw vast.

Bedrijfsprofiel maken in 7 stappen

1. Redeneer vanuit de opdrachtgever, niet vanuit uw brochure. Bepaal de specifieke aanbestedende dienst of klantsegment. Haal de kerncompetenties en de taal uit de aankondiging - uw competenties moeten die weerspiegelen.

2. Schrijf kerncompetenties als resultaten. “Civiele techniek” is een categorie; “ontwerp en vergunning van gemeentelijke hemelwatersystemen tot € 40 mln bouwsom” is een competentie die een beoordelaar aan een behoefte koppelt. Vier tot zes bullets, elk één regel.

3. Kies referentieprojecten op relevantie, niet op omvang. Drie tot vijf projecten die lijken op het werk dat u wilt. Per project: opdrachtgever (of type bij NDA), scope in één zin, opdrachtsom, periode en één meetbaar resultaat. Onze gids referentieproject toont de exacte veldvolgorde.

4. Bewijs uw onderscheidende punten. Een onderscheidend punt is pas echt als een concurrent het niet in zijn eigen profiel kan plakken. Voeg bewijs toe: “eigen boorploegen - geen uitbesteed grondonderzoek”, “98% van de opleveringen zonder revisie geaccepteerd”. Schrap alles wat begint met “streven naar kwaliteit”.

5. Vul de bedrijfsgegevens volledig in. KvK-nummer, btw-nummer, ISO 9001 / VCA-certificering, aantal medewerkers en oprichtingsjaar. Voor internationaal werk voegt u de registraties toe die daar tellen.

6. Zet een mens in het contactblok. Eén persoon met naam, direct telefoonnummer en e-mail. Profielen die naar info@ leiden, geven het signaal dat niemand de relatie bezit.

7. Ontwerp voor een blik van 30 seconden. Eén pagina, duidelijke kopjes, bullets boven alinea’s, logo en certificeringen zichtbaar zonder scrollen. Exporteer naar PDF zodat de opmaak de e-mail overleeft. Uitgewerkte voorbeelden over twaalf sectoren staan in onze bedrijfsprofiel-voorbeelden.

Hoe lang mag een bedrijfsprofiel zijn?

Eén pagina - dat is de dichtstbijzijnde harde regel van het genre.

Beoordelaars lezen profielen op stapels - na een marktdag heeft een inkoper er tientallen. Meerpagina-profielen worden ofwel gescand alsof ze één pagina zijn (de tweede deed niets), ofwel weggelegd. Twee situaties rechtvaardigen meer:

• Een tweezijdige pagina werkt als een opdrachtgever diepgang vraagt over materieel of personeel.
• Bijlagen winnen van uitbreiden. Hebt u echt meer te tonen, houd het profiel op één pagina en koppel een referentieproject-portfolio als apart document.

Komt u ruimte tekort, schrap dan een referentieproject vóór u het lettertype verkleint. Drie leesbare projecten winnen van vijf geperste.

Bedrijfsprofiel vs. brochure, referentielijst en portfolio

Deze documenten worden voortdurend verward, en het verkeerde leveren leest als onervarenheid:

• Brochure: voor een breed publiek, rond “wie wij zijn”, vaak meerpagina en designgedreven. Geen opdrachtsommen, zelden een contactpersoon. Nuttig voor marketing, niet wat een inkoper vroeg.
• Bedrijfsprofiel: voor een screenende opdrachtgever. Vaste volgorde, met bedrijfsgegevens en kerncompetenties.
• Referentielijst: de compacte opsomming van referentieprojecten met opdrachtsom, periode en contactpersoon per project - het bewijsdeel voor aanbestedingen.
• Referentieproject-portfolio: het diepte-document - één pagina per project met beeld, cijfers en tekst. Volgt op het profiel, vervangt het nooit.

Alle vier putten uit één bron - uw projecten, mensen en certificeringen - op verschillende zoomniveaus. Wie ze als vier losse bestanden behandelt, houdt vier tegenstrijdige waarheden over.

Branchespecifieke bedrijfsprofielen

Het skelet houdt overal, maar beoordelaars per branche controleren andere bewijzen eerst:

• Bouw-bedrijfsprofiel: VCA-certificering, veiligheidsstatistiek, zelf uitgevoerde disciplines en afgeronde opdrachtsommen worden het eerst gecontroleerd.
• Ingenieurs-bedrijfsprofiel: disciplines en registratie, toegepaste normen (Eurocodes), projecten per sector en KAM-certificering.
• IT-bedrijfsprofiel: raamovereenkomsten, relevante diensten, ISO 27001 / BIO en technologiepartners.
• Advies-bedrijfsprofiel: vakgebieden, methodes, meetbare resultaten en kwalificaties van sleutelpersonen.

Ontbreekt uw branche, start dan met het algemene sjabloon en vervang het bedrijfsgegevens-blok door de bewijzen die uw opdrachtgevers het eerst controleren.

7 fouten die bedrijfsprofielen doen afvallen

1. Meer dan één pagina. De meest voorkomende en fataalste fout.
2. Ontbrekende gegevens. Geen KvK-nummer, opdrachtsom of contactpersoon dwingt de lezer eerst te mailen - de meesten doen dat niet.
3. Vage competenties. “Full-service dienstverlener” past bij geen enkele behoefte. Noem de dienst en de schaal.
4. Verouderde referenties. Nieuwste project vier jaar oud? De lezer neemt stilstand aan - en de 5/3-jaarregel kan het uitsluiten.
5. Onbewijsbare punten. Claims zonder cijfers, klanten of certificaten worden mentaal geschrapt.
6. Opmaak die de data verbergt. Dichte alinea’s, kleine letters, decoratie. Beoordelaars scannen; structureer om te scannen.
7. Eén profiel voor iedereen. De waterschap, de gemeente en de private ontwikkelaar geven om andere competenties. Eén stamdataset, gerichte varianten eruit.

Waar u uw bedrijfsprofiel inzet

• Eigen verklaring (UEA) en TenderNed - standaardbijlage bij inschrijvingen.
• Prekwalificatie - vastgelegde referentielijsten die u regelmatig bijwerkt.
• Onderaannemersregistraties bij hoofdaannemers - de meeste portalen hebben een uploadveld.
• Offertes en pitches - als bijlage naast referenties in aanbestedingen, waar het profiel het beoordeelde bewijs kadert.
• Website en e-mailhandtekening - de PDF waar onderzoekende opdrachtgevers hem vinden.

Behandel elke inzending als datapunt: noteer welke versie waarheen ging, zodat u bij het terugbellen weet wat de opdrachtgever heeft gezien.

Actueel houden: het onderhoudsprobleem

Een bedrijfsprofiel schrijven kost een middag. Het waar houden is het deel dat faalt. Zes maanden later ontbreekt het vlaggenschipproject, is een certificaat verlopen en staan drie tegenstrijdige kopieën op drie laptops - en de beste versie duikt pas op ná de deadline.

De oorzaak: de meeste bedrijven bewaren het document in plaats van de data. Projecten, opdrachtsommen, certificeringen en contactpersonen veranderen op hun eigen ritme, en een statisch Word-bestand kan dat niet volgen.

Dat lost SUNAGO’s gratis software voor referentieprojecten op: uw projecten, referenties en bedrijfsgegevens staan in één gestructureerde database, en de bedrijfsprofiel-generator genereert er op aanvraag een actueel, opgemaakt PDF uit. Omdat dezelfde database de profielen van uw experts bevat, houdt de gratis cv- en competentiemanagement-software ook de cv’s actueel waarop een profiel steunt. Werk een project één keer bij, en elk document dat het noemt klopt bij de volgende export.

De meest gemaakte fouten in een bedrijfsprofiel

De meeste bedrijfsprofielen die het in een aanbesteding niet halen, falen om voorspelbare redenen. Vier komen steeds terug:

1. Openen met een missie in plaats van competenties. “Onze missie is kwaliteit leveren” zegt een opdrachtgever niets inkoopbaars. Open met een matchbare dienst, niet met een waarde.
2. Referentieprojecten zonder cijfers. “Talrijke succesvolle projecten geleverd” is niet te verifiëren. Elk geloofwaardig punt noemt opdrachtgever, contractwaarde, periode en een meetbaar resultaat.
3. Onduidelijke rol. Was u hoofdaannemer, onderaannemer of adviseur? Beoordelaars toetsen dit bij de genoemde opdrachtgever; een opgeblazen rol kost geloofwaardigheid.
4. Inconsistentie met de rest van de inschrijving. Bedragen of data die afwijken van uw referentielijst of technische antwoord roepen twijfel op. Een laatste consistentiecheck vangt dit.

Een gestructureerde projectendatabase - in plaats van een map met oude offertes - maakt het eenvoudig om alle vier te vermijden: elk project wordt op één plek onderhouden met zijn vaste velden en per inschrijving vers opgehaald, zodat de cijfers overal kloppen.

Gratis sjabloon en generator

Twee gratis routes van deze gids naar een af document:

• Download het bedrijfsprofiel-sjabloon - het sjabloon is gratis op A4, met een volledig ingevuld voorbeeld; maak een gratis account aan voor de PDF en de bewerkbare Word- en Google-Docs-versies.
• Gebruik de bedrijfsprofiel-generator - vul de gegevens in een formulier in en exporteer een opgemaakt PDF; bewaar de data om bij elke wijziging opnieuw te genereren.

Beter nog: stop met het document met de hand onderhouden. Bouw uw bedrijfsprofiel - en elk referentiedocument dat uw bureau nodig heeft - automatisch uit uw projecten: maak een gratis SUNAGO-account aan.