Картка проєкту: шаблон для заявок і тендерів (безкоштовно)

Картка проєкту - це одна сторінка, на якій представлено один завершений проєкт: його контекст, роль вашої компанії, виконаний обсяг робіт і вимірні результати, у форматі, який замовник або тендерний комітет читають менш ніж за хвилину. Шаблон безкоштовний: щоб його завантажити, потрібен безкоштовний акаунт - а потім заповніть картку за інструкцією і повторно використовуйте її у заявках, референсах і звітах.

Отримайте шаблон картки проєкту:

Шаблон безкоштовний. Щоб завантажити, потрібен безкоштовний акаунт - той самий, з якого картка далі формується автоматично.

• PDF (A4) - готовий до друку макет із заповненим прикладом усередині.
• Редагований .docx - рідний формат Word, щоб правити блоки під свою компанію.

Створіть безкоштовний акаунт, щоб завантажити обидва формати і генерувати власні картки проєктів із ваших живих даних.

Працюєте в «Google Документах»? Завантажте .docx на Google Диск і відкрийте в «Документах» - верстка на простих таблицях переноситься коректно. У файлі є заповнений приклад вигаданої інжинірингової компанії, щоб ви копіювали зразок, а не дивилися на порожні клітинки.

Для чого потрібна картка проєкту

Картка - робочий документ, а не буклет. Компанії, що продають експертизу - інжинірингові бюро, проєктні та будівельні організації, консалтинг, - використовують одну сторінку для трьох завдань:

• Додаток до заявки або тендеру. Коли в закупівлі просять «приклади зіставних проєктів» або «відомості про досвід», один проєкт на сторінку - це формат, який комітет чекає і який найпростіше оцінювати. У Prozorro ці дані стають основою довідки про аналогічні договори.
• Референс проєкту. Названий, датований, перевірний запис про завершений об’єкт, який можна передати потенційному замовнику або додати до передкваліфікаційної анкети.
• Підсумкова довідка для замовника. Після завершення робіт - одна сторінка про те, що зроблено і чого це досягло.

Оскільки всі три завдання спираються на одні факти, сторінку пишуть один раз і використовують повторно. Якщо треба показати кілька проєктів, шаблон портфоліо проєктів збирає картки в багатосторінкову історію, а паспорт проєкту - це пофактова версія даних за кожною карткою.

Що всередині шаблону

Картка - це одна сторінка з фіксованою структурою, бо саме фіксована структура робить її зручною для перегляду:

Зона	Вміст	На яке питання відповідає
Шапка	Назва проєкту, замовник	Що це і для кого?
Рядок п’яти фактів	Термін, діапазон бюджету, роль, спосіб реалізації, галузь	Свіжий, релевантний, нашого масштабу?
Обсяг робіт	3-5 пунктів результату	Що саме зробила компанія?
Плитки показників	Чотири вимірні результати	Чи все пройшло добре - у цифрах?
Доказ	Цитата замовника або контакт для відгуку	Чи можна це перевірити?

Рядок п’яти фактів - несучий елемент. Він дозволяє експерту порівняти проєкт зі своїми вимогами, не читаючи жодного речення.

Як заповнити картку проєкту

1. Вкажіть назву проєкту та замовника в шапці. Назва і організація-замовник, щоб контекст склався за перші дві секунди. Без маркетингового слогана.
2. Заповніть рядок із п’яти фактів. Термін, діапазон бюджету, роль, спосіб реалізації та галузь. Явна роль - генпідрядник, субпідрядник, партнер по консорціуму.
3. Опишіть обсяг робіт пунктами з дієсловами. Три-п’ять пунктів із дієслова: «Спроєктували технологічну лінію», «Провели пусконалагодження». Описуйте, що зробила компанія, а не чим був проєкт.
4. Заповніть чотири плитки показників перевірними цифрами. Додана потужність, відсоток економії, відхилення за термінами, обсяг зданого. Кожна плитка - цифра; «успішно здано» - не показник.
5. Додайте доказ від замовника і контакт для відгуку. Коротка цитата або названий контакт із поміткою «референс за запитом».
6. Експортуйте у PDF і перевірте одну сторінку. Друк у PDF на A4 з увімкненими фоновими елементами. Виходить за край - скорочуйте текст.

Картка проєкту: заповнений приклад

Шаблон постачається з повним прикладом від Інженерного центру «Аквабуд» - вигаданої компанії з 45 фахівців. Ось як читається заповнена сторінка:

Реконструкція очисних споруд «Північні» - збільшення потужності Замовник: КП «Міськводоканал» Термін: 2023-2025 · Діапазон бюджету: 85-95 млн грн (БМР) · Роль: Генеральний проєктувальник · Реалізація: Проєкт-торги-будівництво · Галузь: Комунальне водопостачання

Обсяг робіт: Технологічний проєкт розширення потужності на 40% · Гідравлічне моделювання і погодження · Інженерний супровід будівництва · Пусконалагодження і навчання персоналу

Показники: 12 000 → 17 000 м³/добу · −3,2% до кошторису · 0 порушень · 6 тижнів випередження графіка

Відгук замовника: «Супровід допоміг вести складну реконструкцію на діючих спорудах без зупинки» - директор КП (референс за запитом)

Кожне твердження - цифра, роль однозначна, контакт запропоновано. Скопіюйте цю дисципліну - і ваша картка вже випереджає більшість заявок.

Звідки береться кожен блок - збирайте з бази проєктів

Повільний спосіб скласти картку - археологія: шукати кожен факт в останній заявці. Надійний - зберігати дані проєкту один раз і ставитися до сторінки як до результату експорту. Зіставте поля шаблону з записами:

Поле шаблону	Де йому місце
Рядок п’яти фактів	Один структурований запис проєкту, заповнюваний при закритті
Пункти обсягу	Список послуг проєкту з тегами за дисциплінами
Плитки показників	Підсумкові показники: факт проти кошторису, відхилення за термінами, потужність
Цитата і контакт	Запис про згоду на референс: ім’я, роль, дата згоди

Зберігайте один раз - і збираєте адресну картку за хвилини. Паспорт проєкту на кожен об’єкт - мінімально життєздатна версія такої бази.

Що експерт перевіряє першим

Перш ніж читати текст, експерт сканує на дискваліфікаційні ознаки:

• Свіжість - дата завершення всередині вікна тендеру (часто 3-5 років). Проєкт без дати читається як старий.
• Релевантність - галузь і масштаб під предмет закупівлі.
• Вашу роль - проєкти, де ви були дрібним субпідрядником, оцінюють нижче.
• Перевірність - названий замовник і доступний контакт. Анонімні проєкти отримують близький до нуля бал.

Тримайте кожну картку актуальною - пересобирайте, а не переписуйте

Картка застаріває тоді, коли фіналізується показник або контактна особа змінює посаду. Безкоштовна система управління персоналом і проєктами від SUNAGO - єдина безкоштовна система, яка генерує ці документи з вашої живої бази проєктів, а не дає статичний файл для заповнення вручну: вона зберігає кожен проєкт один раз - факти, показники, зображення, референси - і формує картки, портфоліо та паспорти проєктів із живих даних, тож одне виправлення оновлює кожен документ. Усе це безкоштовно: створіть безкоштовний акаунт SUNAGO, щоб завантажити шаблон вище і генерувати картки проєктів прямо з ваших даних.

Пов’язані шаблони і гіди

• Шаблон портфоліо проєктів - зберіть кілька карток у багатопроєктну історію робіт
• Паспорт проєкту - структурований пофактовий формат за кожною карткою
• Зразок референс-листа компанії - односторінковий документ про компанію
• Що таке референс-лист і як його скласти - повний гід