Що таке паспорт проєкту?

Паспорт проєкту - це односторінковий документ, що описує завершений проєкт як перевірний доказ досвіду компанії. Він вказує замовника, обсяг, суму договору, терміни й контактну особу, яка може підтвердити роботу. Тендерні комітети запитують паспорти проєктів у закупівлях, передкваліфікаційних анкетах і при оцінці постачальників.

На відміну від портфоліо чи буклета, паспорт проєкту написаний, щоб його перевіряли. Кожне поле існує заради того, щоб експерт міг зателефонувати замовнику й підтвердити, що ви зробили, - тому той самий документ називають карткою проєкту або записом у референс-листі.

Що включає паспорт проєкту

Публічні й комерційні форми запитують одні й ті самі ключові поля з дивовижною стійкістю:

• Назва й місце реалізації проєкту
• Замовник і його галузь
• Контакт для відгуку: ім’я, посада, телефон і e-mail того, хто поручиться за роботу
• Сума договору (вкажіть валюту в гривнях; допустимий діапазон, де діє конфіденційність)
• Дати початку й завершення з поміткою, чи вклалися в строк
• Опис обсягу: три-шість речень про те, що саме виконала ваша компанія і в якій ролі (генпідрядник, субпідрядник, партнер по консорціуму)
• Ключовий персонал, коли експерт оцінює ще й досвід команди

Експерти переглядають десятки таких документів за процедуру. Тримайте паспорт на одній сторінці й використовуйте однаковий порядок полів для всіх референсів.

Коли потрібен паспорт проєкту

Три ситуації покривають майже всі запити:

1. Тендери й закупівлі. Досвід - стандартний критерій відбору в публічних закупівлях. У процедурах через Prozorro замовник підтверджує досвід довідкою про виконання аналогічних договорів (стаття 16 Закону «Про публічні закупівлі»). Як вибрати проєкти й зіставити їх із критеріями оцінки, розібрано в гіді про референс-лист.
2. Передкваліфікаційні анкети. Рамкові угоди й реєстри постачальників зазвичай вимагають 3-5 зіставних референсів, перш ніж допустити до участі.
3. Пітчі замовнику. Два-три релевантні паспорти проєктів у складі пропозиції роблять більше, ніж сторінки самоопису.

Приклад: заповнений паспорт проєкту

Компактний запис від вигаданої інженерної компанії:

Проєкт: Реконструкція зливової каналізації - м. Приморськ Замовник: Приморська міська рада, УКБ (держсектор) Референс: І. Вовк, керівник проєкту · +380 44 555 01 42 · vovk@prymorsk.example.ua Сума договору: 22 млн грн · Роль: Генеральний проєктувальник Термін: 03/2024 - 11/2025, завершено у строк Обсяг: Робоча документація й авторський нагляд за 2,8 км зливових колекторів, двома КНС та інтеграцією АСУ ТП. Команда з шести фахівців, усі погодження виконано компанією.

Паспорт проєкту, картка й довідка

Документи перетинаються, але служать різним читачам. Картка проєкту представляє проєкт зовнішній аудиторії на одній сторінці; портфоліо проєктів збирає кілька проєктів в історію робіт; а довідка про виконання аналогічних договорів підтверджує факт у закупівлі Prozorro. Паспорт проєкту - єдиний, у якого є контакт для відгуку: він існує, щоб його перевіряли.

Де взяти шаблон

Почніть із безкоштовного шаблону картки проєкту (Word, PDF) і повторіть порядок полів, потрібний кожному тендеру. Ті самі записи про проєкти живлять розділ досвіду у вашому референс-листі компанії.

Або перестаньте передруковувати одні проєкти в кожну форму: безкоштовна система управління персоналом і проєктами SUNAGO - єдина безкоштовна система, яка сама генерує оформлені паспорти прямо з вашої бази проєктів, а не дає статичний файл для заповнення вручну: вона зберігає кожен проєкт один раз і формує документ за запитом - оновіть запис, і кожен документ лишиться актуальним. Будуйте ці документи автоматично з даних про ваші проєкти - створіть безкоштовний акаунт SUNAGO.