Что такое паспорт проекта?
Паспорт проекта - это одностраничный документ, описывающий завершённый проект как проверяемое доказательство опыта компании. Он указывает заказчика, объём, сумму контракта, сроки и контактное лицо, которое может подтвердить работу. Тендерные комиссии запрашивают паспорта проектов в закупках, предквалификационных анкетах и при оценке поставщиков.
В отличие от портфолио или буклета, паспорт проекта написан, чтобы его проверяли. Каждое поле существует ради того, чтобы эксперт мог позвонить заказчику и подтвердить, что вы сделали, - поэтому тот же документ называют карточкой проекта или записью в референс-листе.
Что включает паспорт проекта
Государственные и коммерческие формы запрашивают одни и те же ключевые поля с удивительной устойчивостью:
- Название и место реализации проекта
- Заказчик и его отрасль
- Контакт для отзыва: имя, должность, телефон и e-mail того, кто поручится за работу
- Сумма контракта (укажите валюту в рублях; допустим диапазон, где действует конфиденциальность)
- Даты начала и завершения с пометкой, уложились ли в срок
- Описание объёма: три-шесть предложений о том, что именно выполнила ваша компания и в какой роли (генподрядчик, субподрядчик, партнёр по консорциуму)
- Ключевой персонал, когда эксперт оценивает ещё и опыт команды
Эксперты просматривают десятки таких документов за процедуру. Держите паспорт на одной странице и используйте одинаковый порядок полей для всех референсов, чтобы их можно было сравнивать бок о бок.
Когда нужен паспорт проекта
Три ситуации покрывают почти все запросы:
- Тендеры и закупки. Опыт - стандартный критерий отбора в госзакупках. В процедурах по 44-ФЗ и 223-ФЗ заказчик подтверждает опыт по реестру контрактов и запрашивает справки о выполненных аналогичных работах. Как выбрать проекты и сопоставить их с критериями оценки, разобрано в гиде о референс-листе.
- Предквалификационные анкеты. Рамочные соглашения и реестры поставщиков обычно требуют 3-5 сопоставимых референсов, прежде чем допустить к участию.
- Питчи заказчику. Два-три релевантных паспорта проектов в составе предложения делают больше, чем страницы самоописания, - они показывают, что вы уже решали ровно эту задачу.
Пример: заполненный паспорт проекта
Компактная запись от вымышленной инженерной компании:
Проект: Реконструкция ливневой канализации - г. Приморск Заказчик: Администрация г. Приморска, УКС (госсектор) Референс: И. Волков, руководитель проекта · +7 812 555 01 42 · volkov@primorsk.example.ru Сумма контракта: 78 млн ₽ · Роль: Генеральный проектировщик Срок: 03/2024 - 11/2025, завершён в срок Объём: Рабочая документация и авторский надзор за 2,8 км ливневых коллекторов, двумя КНС и интеграцией АСУ ТП. Команда из шести специалистов, все согласования выполнены компанией.
Паспорт проекта, карточка и справка
Документы пересекаются, но служат разным читателям. Карточка проекта представляет проект внешней аудитории на одной странице; портфолио проектов собирает несколько проектов в историю работ; а справка о выполненных работах подтверждает факт в закупке. Паспорт проекта - единственный, у которого есть контакт для отзыва: он существует, чтобы его проверяли, а не просто читали.
Где взять шаблон
Начните с бесплатного шаблона карточки проекта (Word, PDF) и повторите порядок полей, требуемый каждым тендером. Те же записи о проектах питают раздел опыта в вашем референс-листе компании.
Или перестаньте перепечатывать одни проекты в каждую форму: бесплатная система учёта проектов и компетенций SUNAGO - единственная бесплатная система, которая сама генерирует оформленные паспорта прямо из вашей базы проектов, а не даёт статичный файл для заполнения вручную: она хранит каждый проект один раз и формирует документ по запросу - обновите запись, и каждый документ останется актуальным. Стройте эти документы автоматически из данных о ваших проектах - создайте бесплатный аккаунт SUNAGO.
Часто задаваемые вопросы
Сколько референсов проектов обычно требует тендер?
Большинство закупок и предквалификационных анкет запрашивают 3-5 проектов, сопоставимых с предметом контракта. Всегда проверяйте извещение - часто указывают минимальную сумму контракта или требуют проекты из той же отрасли.
Нужно ли согласие заказчика, чтобы указать его как референс?
Да, спрашивайте заранее. Комиссии связываются с контактами, и неподготовленный или недоступный человек может стоить вам этапа отбора. Проверяйте актуальный телефон и e-mail при каждом переиспользовании референса.
Насколько свежими должны быть проекты в паспорте?
В закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ опыт подтверждают по реестру контрактов, а требования к периоду задают в извещении - обычно работы за последние 3-5 лет. Для узкоспециализированных рынков допускают более старые проекты, поэтому читайте критерии отбора перед тем, как что-то исключать.