Mitä projektin tiivistelmään kuuluu?
Projektin tiivistelmä on lyhyt, uudelleenkäytettävä rakenne, joka kuvaa projektin tarkoituksen, laajuuden ja tuloksen selkokielellä. Valmis projektin tiivistelmä on tyypillisesti yhdestä kappaleesta yhteen sivuun ja antaa lukijalle projektin olemuksen - mitä se pyrki tekemään, mitä toimitettiin ja mitä siitä seurasi - ennen mitään yksityiskohtaa.
Siinä missä faktalehti luettelee faktat ja datalehti tallentaa ne, tiivistelmä kertoo. Se on yhdistävä proosa, joka avaa tarjouksen, esittelee raportin tai johtaa portfoliomerkintää, kirjoitettuna niin että kiireinen lukija, joka pysähtyy ensimmäisten lauseiden jälkeen, tavoittaa silti kokonaisuuden.
Tällä sivulla
- Mitä projektin tiivistelmään kuuluu
- Milloin tiivistelmää käytetään
- Esimerkki: täytetty tiivistelmä
- Tiivistelmä vs. faktalehti vs. referenssikohde
- Mistä saat pohjan
- Usein kysytyt kysymykset
Mitä projektin tiivistelmään kuuluu
Vahva tiivistelmä etenee tarkoituksesta tulokseen kiinteässä järjestyksessä:
- Konteksti ja tavoite: ongelma, jota projekti käsitteli, ja sen päämäärä, yhdessä tai kahdessa lauseessa
- Laajuus: mitä yrityksesi toimitti ja missä roolissa
- Lähestymistapa: menetelmä tai ratkaisu lyhyesti - yksi lause usein riittää
- Tulos: mitattava tulos konkreettisesti ilmaistuna (kustannus, aika, kapasiteetti, laatu)
- Arvo: miksi tulos merkitsi tilaajalle
Kirjoita se viimeiseksi, kun projekti on valmis, ja johda tuloksen kantavalla lauseella. Lukija päättää jatkaako ensimmäisen rivin perusteella.
Milloin tiivistelmää käytetään
Tiivistelmä on kertova kerros, joka muilta projektidokumenteilta puuttuu:
- Tarjoukset ja kilpailut. Tiivis yhteenveto avaa tarjousosion ja kehystää referenssikohteen, jotta arvioijat lukevat faktat kontekstissa.
- Raportit ja case-tarinat. Tiivistelmä on johdanto, jonka lukija silmäilee ensin ja lainaa myöhemmin.
- Portfoliot ja profiilit. Se tarjoaa kuvaavan tekstin projektin faktalehden tai portfoliomerkinnän yläosaan.
Esimerkki: täytetty tiivistelmä
Itsenäinen tiivistelmä kuvitteelliselta konsulttiyritykseltä:
Pohjoisportin joukkoliikenneterminaali - toteutettavuus ja suunnittelu Pohjoisportin ikääntynyt linja-autoterminaali ei enää selviytynyt huippukysynnästä, ja kaupunki tarvitsi vaiheistetun päivityksen, joka piti liikenteen käynnissä koko ajan. Larson Transit Consultants johti toteutettavuustutkimuksen ja konseptisuunnittelun uudelle 12-laiturisen terminaalille, mukaan lukien matkustajavirtojen mallinnus ja vaiheistettu rakennussuunnitelma. Suunnittelu kasvatti huippukapasiteettia 60 % säilyttäen täyden toiminnan töiden aikana ja sai kaavoitushyväksynnän yhdellä jättämällä - mahdollistaen rakentamisen alkamisen kuusi kuukautta alkuperäistä aikataulua edellä.
Tiivistelmä vs. faktalehti vs. referenssikohde
Nämä dokumentit täydentävät toisiaan. Projektin tiivistelmä on kertomus; projektin faktalehti ympäröi version siitä silmäiltävillä faktoilla; referenssikohde muuttaa saman projektin todennettavaksi todisteeksi tilaajan yhteyshenkilöineen; ja projektin datalehti tallentaa taustatiedot uudelleenkäyttöön. Kirjoita tiivistelmä kerran ja sovita se muihin.
Mistä saat pohjan
Käytä ilmaista projektikortti pohjaa tai projektikuvaus mallia, joista molemmat sisältävät tiivistelmälohkon täytettäväksi. Tai pidä yksi tiivistelmä per projekti ilmaisessa SUNAGO projektireferenssien hallinnassa ja käytä sitä uudelleen jokaisessa tarjouksessa, faktalehdessä ja portfoliossa kirjoittamatta sitä uudelleen. Rakenna nämä automaattisesti projekteistanne - luo ilmainen SUNAGO-tili.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä projektin tiivistelmän tulisi olla?
Yhdestä kappaleesta yhteen sivuun. Itsenäisenä dokumenttina projektin tiivistelmä on 150-300 sanaa; avausosiona usein kolmesta viiteen lausetta. Johda tarkoituksella ja tuloksella, jotta lukija joka pysähtyy siihen ymmärtää silti projektin.
Mitä eroa on projektin tiivistelmällä ja tiivistelmällä (executive summary)?
Projektin tiivistelmä kuvaa yhden projektin - sen tavoitteen, laajuuden ja tuloksen. Executive summary tiivistää koko dokumentin, kuten tarjouksen tai raportin, ja voi kattaa useita projekteja, kustannuksia ja suosituksia. Projektin tiivistelmä on kapeampi ja uudelleenkäytettävä.
Missä projektin tiivistelmää käytetään?
Tarjousten, raporttien ja case-tarinoiden yläosassa, tarjousjättämissä ja kertovana johdantona projektin faktalehdelle tai portfoliomerkinnälle. Sama tiivistelmä voidaan käyttää uudelleen aina kun projekti tarvitsee lyhyen, selkokielisen johdannon.