Hva står det i et prosjektsammendrag?
En prosjektsammendrag-mal er en kort, gjenbrukbar struktur for å beskrive et prosjekts formål, tjeneste og resultat i klart språk. Et ferdig prosjektsammendrag fyller vanligvis ett avsnitt til én side og gir leseren essensen av et prosjekt - hva det satte seg fore, hva som ble levert, og hva som kom ut av det - før noen detalj.
Der et faktaark ramser opp fakta og et datablad lagrer dem, forteller et sammendrag. Det er den forbindende prosaen som åpner et anbud, innleder en rapport eller står over en portfolio-post, skrevet slik at en travel leser som stopper etter de første setningene fortsatt fatter helheten.
På denne siden
- Hva står det i et prosjektsammendrag
- Når bruker du et prosjektsammendrag
- Eksempel: et utfylt prosjektsammendrag
- Prosjektsammendrag vs. faktaark vs. referanseblad
- Hvor får du en mal
- Ofte stilte spørsmål
Hva står det i et prosjektsammendrag?
Et sterkt sammendrag beveger seg fra formål til resultat i en fast rekkefølge:
- Kontekst og formål: problemet prosjektet adresserte, og dets mål, i en eller to setninger
- Tjeneste: hva firmaet leverte, og i hvilken rolle
- Tilnærming: metoden eller løsningen, holdt kort - én setning er ofte nok
- Resultat: det målbare utfallet, sagt konkret (kostnad, tid, kapasitet, kvalitet)
- Verdi: hvorfor resultatet betød noe for byggherren
Skriv det til slutt, når prosjektet er ferdig, og led med den resultatbærende setningen. Lesere avgjør om de leser videre ut fra første linje.
Når bruker du et prosjektsammendrag?
Sammendraget er det fortellende laget andre prosjektdokumenter mangler:
- Anbud og konkurranser. Et stramt sammendrag åpner en anbudsdel og rammer inn et referanseprosjekt, slik at vurderere leser fakta i kontekst.
- Rapporter og caser. Sammendraget er den innledningen en leser skanner først og siterer senere.
- Portfolioer og profiler. Det leverer den beskrivende teksten øverst på et prosjektfaktaark eller en portfolio-post.
Eksempel: et utfylt prosjektsammendrag
Et frittstående sammendrag fra et fiktivt rådgivningsfirma:
Sentrum trafikkterminal - forstudie og prosjektering Sentrums aldrende bussterminal kunne ikke lenger håndtere rushtidsbelastningen, og kommunen trengte en faseinndelt oppgradering som holdt driften i gang hele veien. Larsen Trafikkrådgivning ledet forstudien og skisseprosjekteringen av en ny terminal med 12 perronger, inkl. passasjerflyt-modellering og en etappeplan. Prosjekteringen økte rushtidskapasiteten med 60 % mens full drift ble opprettholdt under arbeidet, og oppnådde myndighetsgodkjenning i én levering - noe som lot anleggsarbeidet starte seks måneder før opprinnelig plan.
Prosjektsammendrag vs. faktaark vs. referanseblad
Disse dokumentene utfyller hverandre. Prosjektsammendraget er fortellingen; et prosjektfaktaark omgir en versjon av det med skannbare fakta; et referanseprosjekt gjør samme prosjekt til kontrollerbart bevis med en kontaktperson; og et prosjektdatablad lagrer de underliggende detaljene for gjenbruk. Skriv sammendraget én gang og tilpass det til resten.
Hvor får du en mal?
Bruk den gratis prosjektblad-malen eller prosjektark-malen, som begge rommer en sammendrag-blokk dere kan fylle ut. Eller hold ett sammendrag per prosjekt i det gratis SUNAGO prosjektreferanse-verktøyet og gjenbruk det på tvers av hvert anbud, faktaark og portfolio uten å skrive om. Bygg dem automatisk ut fra prosjektene deres - opprett en gratis SUNAGO-konto.
Ofte stilte spørsmål
Hvor langt bør et prosjektsammendrag være?
Ett avsnitt til én side. Som frittstående dokument fyller et prosjektsammendrag 150-300 ord; som innledende avsnitt er det ofte tre til fem setninger. Led med formål og resultat, slik at en leser som stopper der fortsatt forstår prosjektet.
Hva er forskjellen på et prosjektsammendrag og et sammendrag for ledelsen?
Et prosjektsammendrag beskriver ett prosjekt - dets mål, tjeneste og resultat. Et sammendrag for ledelsen (executive summary) kondenserer et helt dokument, f.eks. et anbud eller en rapport, og kan dekke flere prosjekter, kostnader og anbefalinger. Prosjektsammendraget er smalere og gjenbrukbart.
Hvor brukes et prosjektsammendrag?
Øverst i anbud, rapporter og caser, i anbudsleveringer og som den fortellende innledningen til et prosjektfaktaark eller en portfolio-post. Samme sammendrag kan gjenbrukes der enn et prosjekt trenger en kort, lettfattelig introduksjon.