Proje Bilgi Formu Nedir?

Proje bilgi formu, tamamlanmış bir projenin teknik ve ticari gerçeklerini - müşteri, konum, kapsam, sözleşme bedeli, tarihler, kullanılan teknolojiler ve temel miktarlar - içeren yapılandırılmış tek sayfalık bir kayıttır. Firmalar her proje için bir tane tutar; böylece aynı doğrulanmış ayrıntılar her seferinde yeniden araştırılmadan teklifler, portföyler ve referans formları arasında tekrar kullanılabilir.

Bir vaka çalışması hikâye anlatırken, bilgi formu bir başvuru kaydıdır. Her alan, sonradan bir teklife, bir referans belgesine veya bir firma tanıtım dosyasına yapıştıracağınız bir gerçektir - yani okunmak için değil, tekrar kullanılmak için yazılır.

Bu sayfada

• Proje bilgi formu neleri içerir
• Ne zaman kullanılır
• Örnek: doldurulmuş form
• Bilgi formu vs. referans vs. künye
• Örneği nereden alabilirsiniz
• Sık sorulan sorular

Proje bilgi formu neleri içerir?

Çoğu firma, projeleri bir kütüphane içinde karşılaştırılabilir tutmak için aynı alanları standartlaştırır:

• Proje adı, konum ve sektör
• Müşteri veya idare ve sözleşmedeki rolünüz (ana yüklenici, alt danışman, ortak girişim)
• Sözleşme bedeli ve süresi, başlangıç ve bitiş tarihleriyle
• Kapsam özeti: teslim edilenle ilgili iki ila dört cümle
• Temel teknik parametreler: miktarlar, kapasiteler, uygulanan standartlar, kullanılan teknoloji ve sistemler
• Sonuç ölçütleri: maliyet, süre veya performans gibi ölçülebilir sonuçlar
• İç notlar: görevli personel, fotoğraf veya çizim referansları ve kaynak belgelerin bulunduğu yer

İç bir belge olduğu için bilgi formu, müşteriye göstermeden önce kırpacağınız ayrıntıları taşıyabilir - gizli bedeller, çıkarılan dersler veya çekilecek tam çizimler.

Proje bilgi formunu ne zaman kullanırsınız?

Bilgi formu, dışa dönük her belgeyi besleyen kaynak kayıttır:

1. Teklif ve ihale hazırlama. Teklif yazarları, proje gerçeklerini son teslimde eski proje yöneticilerine yazmak yerine bilgi formundan çeker.
2. Referans ve künye doldurma. Doğrulanmış bir bilgi formu, dakikalar içinde pazarlama için bir proje künyesine veya ihaleler için bir referans belgesine dönüşür.
3. Geçmiş performansı koruma. Eksiksiz bir bilgi formu seti, bir proje portföyünün ve bir firma tanıtım dosyasının geçmiş iş bölümünün ham maddesidir.

Örnek: doldurulmuş proje bilgi formu

Kurgusal bir mühendislik firmasından derli toplu bir kayıt:

Proje: Meridyen Atıksu Arıtma Tesisi İyileştirmesi - İzmir Müşteri: Ege Su İdaresi (altyapı) · Rol: Baş tasarım danışmanı Bedel: 240 milyon TL · Dönem: 01/2023 - 09/2025 Kapsam: Günde 45.000 m³ kapasite artışı için proses ve inşaat tasarımı; iki yeni çökeltim havuzu ve bir SCADA kontrol sistemi dâhil. Temel parametreler: 45.000 m³/gün kapasite · TS EN 12255’e göre tasarlandı · %18 enerji tasarrufu sağlandı İç: Tasarım lideri A. Okafor · çizimler DMS/2023/MER’de · müşterinin referans olarak kullanım onayı alındı

Bilgi formu vs. referans belgesi vs. künye

Üç belge ortak bir çekirdek paylaşır ama farklı okurlarla yüzleşir. Bilgi formu iç ana kayıttır; referans belgesi onun bir müşteri referansı taşıyan, ihalede doğrulanabilir sürümüdür; proje künyesi cilalı, kamuya açık özettir; proje özeti ise herhangi birini tanıtan sade dildeki anlatıdır. Önce bilgi formunu tutun - diğerleri ondan üretilir.

Örneği nereden alabilirsiniz

Ücretsiz projelap şablonundan başlayın (Word, Google Dokümanlar, PDF) ve tamamlanan her proje için bir dosya tutun. Ya da her projeyi ücretsiz SUNAGO proje referans yöneticisinde bir kez saklayın; tek bir kayıttan referans belgeleri, künyeler ve portföyler üretir - veriyi güncelleyin, her belge güncel kalsın. Bunları projelerinizden otomatik üretin - ücretsiz SUNAGO hesabı oluşturun.