Mikä on osaamiskartoitus? Määritelmä, vaiheet ja pohja

Osaamiskartoitus on jäsennelty tieto taidoista, pätevyyksistä, sertifikaateista ja kokemuksesta, joita organisaatiosi ihmiset omaavat. Se vastaa petollisen yksinkertaiseen kysymykseen - kuka tässä toimistossa osaa mitä, ja kuinka hyvin? - muodossa, jota voit hakea, suodattaa ja todistaa. Toimistotasolla se on kantaluettelo jokaisen miehityspäätöksen, koulutussuunnitelman ja tarjouksen takana.

Tämä opas selittää, mikä osaamiskartoitus on, mitä siihen kuuluu ja miten rakennat toimiston laajuisen osaamiskartoituksen kuudessa vaiheessa. Jos haluat aloittaa tiedostosta heti, ilmainen osaamismatriisi-pohja on nopein tapa kaapata sellainen; jos tunnet jo maaston, hyppää kuuteen vaiheeseen.

Tällä sivulla:

• Mikä on osaamiskartoitus?
• Osaamiskartoitus vs. osaamismatriisi vs. aukkoanalyysi
• Mitä sisällyttää osaamiskartoitukseen
• Miten teet osaamiskartoituksen 6 vaiheessa
• Osaamiskartoituksen esimerkki
• Miksi toimistot pitävät osaamiskartoitusta
• Kartoituksen pitäminen ajan tasalla
• UKK

Mikä on osaamiskartoitus?

Osaamiskartoitus on luettelo henkilöstösi kyvykkyyksistä, pidettynä jäsenneltynä datana eikä hajallaan CV:issä ja muistissa. Jokainen tietue sitoo henkilön taitoihin, joita hän omaa, tasoon jolla hän ne omaa, sertifikaatteihin jotka tukevat niitä ja projekteihin joissa hän käytti niitä. Kokoa yksilötiedot yhteen ja sinulla on toimiston laajuinen osaamiskartoitus.

Kaksi hyvin erilaista dokumenttia jakaa nimen, ja erottelu ratkaisee kaiken muun tällä sivulla:

• Henkilökohtainen osaamiskartoitus on yksilön itsearvio - urakehitysharjoitus, jossa joku listaa vahvuutensa suunnitellakseen seuraavan siirtonsa. Hyödyllinen, mutta yksityinen ja yhdestä henkilöstä.
• Toimiston (tai henkilöstön) osaamiskartoitus on johtamisen väline: koko tiimin kyvykkyyksien luettelo, ylläpidettynä niin että organisaatio voi miehittää työtä, suunnitella kehitystä ja todistaa kyvykkyyden asiakkaille ja arvioijille.

Tämä opas käsittelee jälkimmäistä - toimiston laajuista kartoitusta, johon projektipohjaiset yritykset nojaavat voittaakseen ja toteuttaakseen työtä.

Osaamiskartoitus vs. osaamismatriisi vs. aukkoanalyysi

Nämä kolme termiä kulkevat yhdessä ja sekoittuvat, mutta ne ovat eri kerroksia:

Termi	Mitä se on	Laajuus
Osaamiskartoitus	Taustatieto jokaisen taidoista, arvioista, sertifikaateista ja kokemuksesta	Koko data
Osaamismatriisi	Yksi näkymä siihen dataan - ruudukko valituista taidoista valittuja henkilöitä vasten	Siivu, per tiimi tai tarjous
Osaamisaukkoanalyysi	Kartoituksen vertailu tarvitsemiisi taitoihin	Laskelma datalla

Käytännön suhde on yksinkertainen: ylläpidät kartoituksen kerran, sitten generoit osaamismatriisin aina kun tarjous tai tiimi tarvitsee sen ja ajat aukkoanalyysin aina kun suunnittelet rekrytointia tai koulutusta. Kartoitus on lähde; matriisi ja aukkoanalyysi ovat tuotoksia.

Mitä sisällyttää osaamiskartoitukseen

Hyödyllinen osaamiskartoitus kaappaa enemmän kuin taitolistan. Kullekin henkilölle, kirjaa:

• Osaamisalueet, ryhmiteltyinä kategorioittain - alat, ohjelmistot ja työkalut, menetelmät, sektorikokemus ja kielet. Nimeä taidot, joita asiakas tai tarjous todella seuloo.
• Arvio määritellyllä asteikolla. Julkaistu asteikko (esimerkiksi 0 = ei mitään, 1 = tietoinen, 2 = toimiva, 3 = pätevä, 4 = asiantuntija) tekee arvioista samat koko toimistossa.
• Sertifikaatit ja luvat, kukin myöntäjineen ja vanhenemispäivineen, jotta lakkaamiset nousevat esiin ennen kuin tarjous nojaa niihin.
• Kokemus - vuodet kussakin osaamisessa ja työn tyyppi.
• Projekti- ja sektorihistoria - projektit joissa henkilö työskenteli ja rooli jonka hän piti.
• Näyttölinkit - jokaiselle korkealle arviolle CV, todistus tai projektireferenssi, joka todistaa sen.

Näyttökerros erottaa kyvykkyyskartoituksen toivelistasta. Se on myös miksi toimiston osaamiskartoitus toimii parhaiten, kun se istuu CV:idesi ja projektitietojesi päällä eikä itsenäisessä taulukossa.

Miten teet osaamiskartoituksen 6 vaiheessa

1. Määritä osaamiskehys. Päätä, mitä taitoja toimisto seuraa, ja ryhmittele ne kategorioihin. Aloita kyvykkyyksistä, jotka tarjouksesi ja asiakkaasi todella nimeävät; 30 olennaisen osaamisen kehys voittaa hallitsemattoman 300 listan.
2. Valitse arviointiasteikko ja kirjoita se ylös. Valitse yksinkertainen, määritelty asteikko ja julkaise sen merkitys. Yhtenäisyys merkitsee enemmän kuin tarkkuus.
3. Kerää kunkin henkilön arviot ja sertifikaatit. Anna henkilöiden arvioida itse, sitten anna esimiesten varmistaa. Kaappaa sertifikaatit vanhenemispäivineen samalla.
4. Liitä näyttö arvioihin, joilla on merkitystä. Jokaiselle asiantuntijatason arviolle linkitä CV, todistus tai projektireferenssi sen takana. Tämä vaihe tekee kartoituksesta käyttökelpoisen tarjouksessa.
5. Kokoa yhdeksi toimiston laajuiseksi tiedoksi. Tuo yksilötiedot yhteen hakukelpoiseen luetteloon, jotta esimies voi kysyä ”kenellä on voimassa oleva pätevyys ja vesisektorin kokemus?” ja saada vastauksen sekunneissa.
6. Pidä se ajan tasalla. Aseta kevyt rytmi ja määritä omistajuus. Kartoitus, jota kukaan ei ylläpidä, on vanhentunut neljänneksessä.

Osaamiskartoituksen esimerkki

Alla oleva esimerkki on yksi siivu toimiston laajuisesta osaamiskartoituksesta Meridian Engineering Consultants -toimistolle, kuvitteelliselle 45 hengen vesi- ja ympäristötoimistolle, joka tarjoaa kunnallista vesipuitesopimusta:

Henkilö	Osaaminen	Arvio (0-4)	Sertifikaatti	Näyttö
A. Osei	Prosessisuunnittelu (vedenpuhdistus)	4	Pätevä (voimassa)	CV + Northgate-referenssi
A. Osei	Hydraulinen mallinnus (InfoWorks)	3	-	CV
R. Vartia	Hydraulinen mallinnus (InfoWorks)	4	-	CV + Satamatie-referenssi
L. Duarte	Ympäristöluvitus	4	Jäsen	CV + lupaloki
L. Duarte	Rakentamisvaiheen insinöörityö	4	-	Satamatie-referenssi

Selite: 0 = ei mitään · 1 = tietoinen · 2 = toimiva · 3 = pätevä · 4 = asiantuntija.

Lue vaakasuunnassa, ja jokainen rivi on puolustettava väite: arvio, sertifikaatti sen takana ja projekti joka todistaa sen. Lue pystysuunnassa, ja Meridian näkee heti, että se kentällistää vähintään yhden asiantuntijan jokaista kehyksen vaatimaa osaamista vasten - kattavuus- ja syvyysmalli, joka selviää tarjousseulonnasta.

Miksi toimistot pitävät osaamiskartoitusta

Ylläpidetty osaamiskartoitus ansaitsee paikkansa kolmen työn kesken:

• Työn voittaminen. Tarjoukset vaativat yhä useammin todistamaan, että ehdotettu tiimi omaa vaaditut alat ja pätevyydet. Direktiivin 2014/24/EU liitteen XII mukaan tilaajat voivat vaatia näyttöä sopimuksen toteuttavien henkilöiden koulutuksellisista ja ammatillisista pätevyyksistä. Osaamiskartoitus antaa vastata nopeasti, generoida tarjousvalmiin osaamismatriisin ja parittaa sen yritysesittelyn kanssa.
• Miehitys ja resurssisuunnittelu. Kun projekti tarvitsee johtavan asiantuntijan tietyllä sektoritaustalla, hakukelpoinen kartoitus löytää oikeat ihmiset - ja heidän varamiehensä - sekunneissa.
• Koulutus- ja rekrytointipäätökset. Verrattuna tarvitsemiisi taitoihin kartoitus paljastaa aukot: sertifikaatin, jonka toimisto on yhden eläköitymisen päässä menettämästä.

Pidä kartoitus ajan tasalla - tallenna se datana

Epäonnistumismalli on universaali: toimisto rakentaa osaamiskartoituksen taulukkoon yhtä tarjousta varten, ja se on vanhentunut neljänneksessä kun sertifikaatit lakkaavat, ihmiset liittyvät ja projektit valmistuvat. Taulukolla ei ole omistajaa eikä muistutuksia.

Korjaus on tallentaa kartoitus datana, josta muut dokumentit ammentavat, eikä dokumenttina jota versioit käsin. SUNAGOn ilmainen CV- ja osaamistyökalu pitää kunkin henkilön osaamiset, arviot, sertifikaatit, CV:t ja projektireferenssit kerran ja generoi tarjousvalmiin osaamismatriisin - suodatettuna tietyn tarjouksen nimeämiin henkilöihin ja taitoihin - elävästä tiedosta. Päivitä sertifikaatti yhdessä paikassa ja jokainen matriisi ja CV, joka käyttää sitä, on ajan tasalla seuraavalla viennillä. Rakenna kartoituksesi ja osaamismatriisisi tiimistäsi automaattisesti - luo ilmainen SUNAGO-tili. Kun kasvat taulukosta ulos, vertaa vaihtoehtoja oppaassa parhaasta osaamisen hallintaohjelmistosta.