Hva er kompetansekartlegging? Definisjon, steg & mal
En kompetansekartlegging er en strukturert registrering av kompetansen, kvalifikasjonene, sertifiseringene og erfaringen folk i organisasjonen din har. Den besvarer et bedragersk enkelt spørsmål - hvem i denne bedriften kan hva, og hvor godt? - i en form du kan søke i, filtrere og dokumentere. På bedriftsnivå er den masterkatalogen bak hver bemanningsbeslutning, opplæringsplan og hvert anbud du setter sammen.
Denne guiden forklarer hva en kompetansekartlegging er, hva som hører hjemme i en, og hvordan du bygger en bedriftsdekkende kompetansekartlegging i seks steg. Vil du starte fra en fil med det samme, er den gratis kompetansematrise-malen den raskeste måten å fange en på; kan du allerede grunnlaget, hopp til de seks stegene.
På denne siden:
- Hva er en kompetansekartlegging?
- Kompetansekartlegging vs. kompetansematrise vs. hullanalyse
- Hva du tar med i en kompetansekartlegging
- Slik lager du en kompetansekartlegging i 6 steg
- Kompetansekartlegging-eksempel
- Hvorfor bedrifter holder en kompetansekartlegging
- Hold kartleggingen aktuell
- FAQ
Hva er en kompetansekartlegging?
En kompetansekartlegging er et katalog over arbeidsstyrkens evner, holdt som strukturerte data i stedet for spredt over CV-er og hukommelse. Hver post binder en person til kompetansen de har, nivået de har den på, sertifiseringene som underbygger den, og prosjektene der den ble brukt. Rull de individuelle postene sammen, og du har en bedriftsdekkende kompetansekartlegging - ett søkbart bilde av organisasjonens samlede evne.
To vidt forskjellige dokumenter deler navnet, og forskjellen avgjør alt annet på denne siden:
- En personlig kompetansekartlegging er en persons egen selvvurdering - en karriereutviklingsøvelse der noen lister hva de er gode til for å planlegge neste steg. Nyttig, men privat og om én person.
- En bedrifts (eller arbeidsstyrkens) kompetansekartlegging er et ledelsesaktivum: et katalog over hele teamets evner, vedlikeholdt så organisasjonen kan bemanne arbeid, planlegge utvikling og dokumentere evne overfor oppdragsgivere og anbudsvurderere.
Denne guiden handler om den andre typen - den bedriftsdekkende kartleggingen som prosjektbaserte virksomheter (rådgivere, ingeniørbedrifter, IT-tjenestebedrifter, entreprenører) læner seg på for å vinne og levere arbeid. Leseren er en leder eller anbudsansvarlig som på forespørsel må vite om bedriften har en evne og hvem som kan dokumentere den.
Kompetansekartlegging vs. kompetansematrise vs. hullanalyse
De tre begrepene reiser sammen og brukes om hverandre, men de er ulike lag:
| Begrep | Hva det er | Omfang |
|---|---|---|
| Kompetansekartlegging | Den underliggende posten over hver persons kompetanse, vurderinger, sertifiseringer og erfaring | Hele datasettet |
| Kompetansematrise | Én visning av de dataene - et rutenett av utvalgte kompetanser mot utvalgte personer, bygget for et formål | Et utsnitt, per team eller anbud |
| Kompetansehullanalyse | En sammenligning av kartleggingen mot kompetansen du trenger | En beregning på dataene |
Det praktiske forholdet er enkelt: du vedlikeholder kartleggingen én gang, genererer så en kompetansematrise når et anbud eller et team trenger en, og kjører en hullanalyse når du planlegger ansettelse eller opplæring. Kartleggingen er kilden; matrisen og hullanalysen er output. Bedrifter som forveksler rutenettet med datasettet ender med å bygge om rutenettet hver gang - fordi de aldri hadde kartleggingen under det.
Hva du tar med i en kompetansekartlegging
En nyttig kompetansekartlegging fanger mer enn en liste over kompetanse. Registrer per person:
- Kompetanseområder, gruppert etter kategori - fag, programvare og verktøy, metoder, sektorerfaring og språk. Navngi kompetansene en oppdragsgiver eller et anbud faktisk screener for, ikke hver kompetanse et HR-system kunne følge.
- En vurdering på en definert skala. En publisert skala (for eksempel 0 = ingen, 1 = kjennskap, 2 = arbeidende, 3 = dyktig, 4 = ekspert/kan lede) får vurderingene til å bety det samme på tvers av bedriften og lar en utenforstående lese dem som du gjør.
- Sertifiseringer og lisenser, hver med utstedende organ og utløpsdato, så utløp dukker opp før et anbud avhenger av dem.
- Erfaring - år i hvert kompetanseområde, og typen arbeid (ikke bare antall år).
- Prosjekt- og sektorhistorikk - prosjektene en person arbeidet på og rollen de hadde, som er det som gjør en vurdering til bevis.
- Bevislenker - for hver høy vurdering CV-et, sertifikatet eller referanseprosjektet som dokumenterer det. En udokumentert ekspertvurdering er en påstand; en dokumentert er evne en kjøper kan verifisere.
Bevislaget er det som skiller en evnekartlegging fra en ønskeliste. Det er også hvorfor en kompetansekartlegging fungerer best når den sitter oppå CV-ene og prosjektpostene deres i stedet for i et frittstående regneark.
Slik lager du en kompetansekartlegging i 6 steg
- Definer kompetanserammeverket. Bestem hvilke kompetanser bedriften skal følge, og grupper dem i kategorier - fag, programvare, sertifiseringer, sektorer. Start fra kompetansene anbudene og oppdragsgiverne deres faktisk nevner; et rammeverk på 30 relevante kompetanser slår en ustyrt liste på 300.
- Velg en vurderingsskala og skriv den ned. Velg en enkel, definert skala og publiser dens betydning. Konsistens betyr mer enn finkornethet: en klar 0-4-skala alle anvender likt er mer verdt enn en 1-10-skala ingen kalibrerer.
- Samle hver persons vurderinger og sertifiseringer. La folk selvvurdere, la så ledere verifisere - den letteste troverdige prosessen som overlever et travelt team. Registrer sertifiseringer og lisenser med utløpsdatoer samtidig.
- Vedlegg bevis til vurderingene som teller. For hver ekspertvurdering og hver obligatorisk sertifisering: lenk CV-et, sertifikatet eller referanseprosjektet som ligger bak. Det er steget som gjør kartleggingen brukbar i et anbud.
- Konsolider til én bedriftsdekkende post. Før de individuelle postene sammen i ett søkbart katalog så en leder kan spørre “hvem har en gyldig godkjenning som ansvarlig ingeniør og erfaring i vannsektoren?” og få svar på sekunder i stedet for i e-post.
- Hold den aktuell. Sett en lett kadens - oppdater ved prosjektavslutning, nyansettelser og sertifiseringsfornyelser - og tildel ansvar. En kartlegging ingen vedlikeholder er utdatert innen et kvartal, og en utdatert kartlegging er verre enn ingen fordi folk stoler på den.
Kompetansekartlegging-eksempel
Eksemplet nedenfor er ett utsnitt av en bedriftsdekkende kompetansekartlegging for Meridian Ingeniørrådgivning, en fiktiv anleggs- og miljøbedrift med 45 ansatte som byr på en kommunal vann-rammeavtale:
| Person | Kompetanse | Vurdering (0-4) | Sertifisering | Bevis |
|---|---|---|---|---|
| A. Osei | Prosessdesign (vannbehandling) | 4 | Ansvarlig ingeniør (gyldig) | CV + Nordhavn WRF-referanse |
| A. Osei | Hydraulisk modellering (InfoWorks) | 3 | - | CV |
| R. Vance | Hydraulisk modellering (InfoWorks) | 4 | - | CV + Harbor Road-referanse |
| L. Duarte | Miljøtillatelser | 4 | IEMA-medlem | CV + tillatelseslogg |
| L. Duarte | Ingeniørarbeid i byggefasen | 4 | - | Harbor Road-referanse |
Forklaring: 0 = ingen · 1 = kjennskap · 2 = arbeidende · 3 = dyktig · 4 = ekspert, kan lede.
Les på tvers, og hver rad er en forsvarlig påstand: en vurdering, sertifiseringen bak den, og et prosjekt som dokumenterer den. Les nedover, og Meridian kan straks se at bedriften stiller minst én ekspert mot hver kompetanse rammeverket krever, med et andre navn bak de kritiske - dekning-og-dybde-mønsteret som overlever anbudsscreening. Det er hva en bedriftsdekkende kompetansekartlegging kjøper deg: ikke en statisk liste, men evnen til å besvare et evnespørsmål med bevis på forespørsel.
Hvorfor bedrifter holder en kompetansekartlegging
En vedlikeholdt kompetansekartlegging tjener seg inn over tre oppgaver:
- Å vinne arbeid. Anbud ber i økende grad bedrifter om å dokumentere at det foreslåtte teamet har de påkrevde fagene og kvalifikasjonene. Etter direktiv 2014/24/EU, vedlegg XII kan oppdragsgivere kreve bevis for “utdannings- og yrkeskvalifikasjoner” hos folkene som skal levere oppdraget. En kompetansekartlegging lar deg svare raskt, generere en anbudsklar kompetansematrise, og pare den med den referanselisten som rammer inn bedriftens kvalifikasjoner.
- Bemanning og ressursplanlegging. Når et prosjekt trenger en ansvarlig leder med en bestemt sektorbakgrunn, finner en søkbar kartlegging rett folk - og deres reserver - på sekunder i stedet for å læne seg på hvem en partner tilfeldigvis husker.
- Opplærings- og ansettelsesbeslutninger. Holdt opp mot kompetansen du trenger, avslører kartleggingen hull: sertifiseringen bedriften er én pensjonering fra å miste, programvareevnen som sitter hos én person. Det er inputet til en forsvarlig opplærings- og rekrutteringsplan.
Hold kartleggingen aktuell - lagre den som data
Feilmønsteret er universelt: en bedrift bygger en kompetansekartlegging i et regneark for ett enkelt anbud, og den er utdatert innen et kvartal når sertifiseringer utløper, folk kommer til, og prosjekter avsluttes. Et regneark har ingen eier og ingen påminnelser, så ingen holder det sant.
Løsningen er å lagre kartleggingen som data andre dokumenter trekker fra, ikke som et dokument du versjonerer om for hånd. SUNAGOs gratis CV- og kompetanseverktøy holder hver persons kompetanse, vurderinger, sertifiseringer, CV-er og referanseprosjekter én gang, og genererer en anbudsklar kompetansematrise - filtrert til folkene og kompetansene et bestemt anbud nevner - fra den levende posten. Oppdater en sertifisering ett sted, og hver matrise og hvert CV som bruker den er aktuelt neste gang du eksporterer. Det er gratis, og det gjør kompetansekartleggingen fra en vedlikeholdsbyrde til et biprodukt av å holde CV-ene og prosjektene deres oppdatert. Bygg kartleggingen og kompetansematrisene deres fra teamet automatisk - opprett en gratis SUNAGO-konto. Vokser du fra et regneark, sammenlign alternativene i guiden til beste kompetansestyring programvare.
Ofte stilte spørsmål
Hva er en kompetansekartlegging?
En kompetansekartlegging er en strukturert registrering av kompetansen, kvalifikasjonene, sertifiseringene og erfaringen folk i en organisasjon har. På bedriftsnivå katalogiserer den hvem som kan hva, til hvilket nivå og med beviset bak hver post - så ledere kan bemanne prosjekter, planlegge opplæring og dokumentere teamkapasitet i anbud fra én kilde.
Hva er forskjellen på en kompetansekartlegging og en kompetansematrise?
En kompetansekartlegging er det underliggende datasettet - hver persons kompetanse, vurderinger, sertifiseringer og erfaring. En kompetansematrise er én visning av de dataene: et rutenett som setter utvalgte kompetanser mot utvalgte personer for et bestemt formål, som et anbud eller et team. Du bygger kartleggingen én gang og genererer matriser fra den etter behov.
Hva skal en kompetansekartlegging inneholde?
Per person: kompetanseområder med en vurdering på en definert skala, sertifiseringer og lisenser med utløpsdatoer, år og type erfaring, sektor- og prosjekthistorikk, språk og en lenke til CV-et eller referanseprosjektet som dokumenterer hver høy vurdering. En bedriftsdekkende kartlegging ruller de individuelle postene inn i ett søkbart katalog.
Hvordan lager man en kompetansekartlegging?
Definer kompetansene som betyr noe for bedriften, velg en vurderingsskala, samle hver persons vurderinger og sertifiseringer, vedlegg bevis til de viktige og hold posten aktuell når folk, prosjekter og sertifiseringer endres. Å lagre den i en CV- og kompetansedatabase i stedet for et regneark er det som holder den brukbar utover et lite team.
Hvorfor trenger bedrifter en kompetansekartlegging til anbud?
Anbud ber i økende grad bedrifter om å dokumentere at det foreslåtte teamet har de påkrevde fagene og kvalifikasjonene, ikke bare at bedriften finnes. En vedlikeholdt kompetansekartlegging lar deg svare raskt, lage en anbudsklar kompetansematrise og underbygge hver påstand med et CV eller referanseprosjekt en vurderer kan kontrollere.