Polivalans tablosu nedir? Tanım, 6 adım ve örnek

Bir polivalans tablosu, kuruluşunuzdaki kişilerin sahip olduğu beceri, nitelik, belge ve deneyimin yapılandırılmış kaydıdır. Görünüşte basit bir soruyu - bu firmada kim neyi ne kadar iyi yapabilir? - arayabileceğiniz, filtreleyebileceğiniz ve kanıtlayabileceğiniz bir biçimde yanıtlar. Firma düzeyinde, kurduğunuz her personel kararının, eğitim planının ve teklifin arkasındaki ana katalogdur.

Bu rehber polivalans tablosunun ne olduğunu, içine neyin girdiğini ve firma çapı bir envanterin altı adımda nasıl kurulacağını açıklar. Hemen bir dosyadan başlamak isterseniz, ücretsiz yetkinlik matrisi şablonu en hızlı yoldur; zemini biliyorsanız altı adıma atlayın.

Bu sayfada:

• Polivalans tablosu nedir?
• Polivalans tablosu, matris ve boşluk analizi
• Neyi içermeli
• Altı adımda nasıl oluşturulur
• Polivalans tablosu örneği
• Firmalar neden envanter tutar
• Envanteri güncel tutma
• Sık sorulan sorular

Polivalans tablosu nedir?

Polivalans tablosu, iş gücünüzün yeteneklerinin, CV’lere ve hafızalara dağılmış yerine yapılandırılmış veri olarak tutulan bir kataloğudur. Her kayıt bir kişiyi sahip olduğu becerilere, onları taşıdığı düzeye, destekleyen belgelere ve kullandığı projelere bağlar. Bireysel kayıtları toplayın, firma çapı bir polivalans tablosunuz olur: kuruluşun toplu yeteneğinin tek, aranabilir bir resmi.

Aynı adı taşıyan çok farklı iki belge vardır ve bu ayrım bu sayfadaki her şeyi belirler:

• Kişisel polivalans tablosu, bir bireyin öz değerlendirmesidir: birinin bir sonraki adımını planlamak için nelerde iyi olduğunu listelediği bir kariyer geliştirme alıştırması. Yararlıdır ama özeldir ve tek bir kişiyle ilgilidir.
• Firma (veya iş gücü) polivalans tablosu bir yönetim varlığıdır: kuruluşun işe personel verebilmesi, gelişimi planlayabilmesi ve müşterilere ve ihale değerlendiricilerine yeteneği kanıtlayabilmesi için tutulan, tüm ekibin yeteneklerinin bir kataloğu.

Bu rehber ikincisiyle ilgilidir: proje odaklı işletmelerin (danışmanlıklar, mühendislik, BT, yükleniciler) iş kazanmak ve teslim etmek için dayandığı firma çapı envanter. Okuyucu, firmanın bir yeteneğe sahip olup olmadığını ve kimin bunu kanıtlayabileceğini anında bilmesi gereken bir yönetici veya teklif liderdir.

Polivalans tablosu, matris ve boşluk analizi

Bu üç terim birlikte gezer ve birbirinin yerine kullanılır, ama farklı katmanlardır:

Terim	Nedir	Kapsam
Polivalans tablosu	Her kişinin becerileri, puanları, belgeleri ve deneyiminin temel kaydı	Tüm veri kümesi
Yetkinlik matrisi	O verinin bir görünümü - bir amaç için seçilmiş becerilere karşı seçilmiş kişilerin ızgarası	Ekip veya teklif başına bir dilim
Yetkinlik boşluk analizi	Envanterin, ihtiyaç duyduğunuz becerilerle karşılaştırılması	Veri üzerinde bir hesaplama

Pratik ilişki basittir: envanteri bir kez tutarsınız, bir teklif veya ekip gerektiğinde bir yetkinlik matrisi üretirsiniz ve işe alım ya da eğitim planlarken bir boşluk analizi yaparsınız. Envanter kaynaktır; matris ve boşluk analizi çıktılardır. Izgarayı veri kümesiyle karıştıran firmalar, ızgarayı her seferinde sıfırdan yeniden kurar; çünkü altında hiç envanter olmamıştır.

Bir polivalans tablosuna neyi eklemeli

Yararlı bir polivalans tablosu, bir beceri listesinden fazlasını yakalar. Her kişi için kaydedin:

• Yetkinlik alanları, kategoriye göre gruplanmış - disiplinler, yazılım ve araçlar, metodolojiler, sektör deneyimi ve diller. Bir İK sisteminin izleyebileceği her beceriyi değil, bir müşterinin veya ihalenin gerçekten elediği becerileri adlandırın.
• Tanımlı bir ölçekte puan. Yayımlanmış bir ölçek (örneğin 0 = yok, 1 = farkında, 2 = çalışabilir, 3 = yetkin, 4 = uzman/yönetebilir) puanların firma genelinde aynı anlama gelmesini sağlar ve dış bir incelemecinin onları sizin okuduğunuz gibi okumasına izin verir.
• Belgeler ve lisanslar, her biri veren kurum ve bitiş tarihiyle, ki bir teklif ona dayanmadan önce süre dolmaları görünsün.
• Deneyim - her yetkinlikte yıllar ve iş türü (yalnızca yıl sayısı değil).
• Proje ve sektör geçmişi - bir kişinin çalıştığı projeler ve üstlendiği rol, ki bir puanı kanıta dönüştüren budur.
• Kanıt bağlantıları - her yüksek puan için onu kanıtlayan CV, sertifika veya proje referansı. Kanıtsız bir uzman puanı bir iddiadır; kanıtlı olan, bir alıcının doğrulayabileceği bir yetenektir.

Kanıt katmanı, bir yetenek envanterini bir dilek listesinden ayıran şeydir. Firma envanterinin, bağımsız bir elektronik tablo yerine CV’lerinizin ve proje kayıtlarınızın üzerinde oturduğunda en iyi çalışmasının nedeni de budur.

Altı adımda polivalans tablosu nasıl oluşturulur

1. Yetkinlik çerçevesini tanımlayın. Firmanın hangi becerileri izleyeceğine karar verin ve kategorilere ayırın: disiplinler, yazılım, belgeler, sektörler. İhalelerinizin ve müşterilerinizin gerçekten adlandırdığı yeteneklerden başlayın; 30 ilgili yetkinlik, 300’lük yönetilemez bir listeden üstündür.
2. Bir puanlama ölçeği seçin ve yazın. Basit, tanımlı bir ölçek seçin ve anlamını yayımlayın. Tutarlılık ayrıntıdan önemlidir: herkesin aynı uyguladığı net bir 0-4, kimsenin kalibre etmediği bir 1-10’dan değerlidir.
3. Her kişinin puanlarını ve belgelerini toplayın. Kişiler öz değerlendirme yapsın, sonra yöneticiler doğrulasın - meşgul bir ekipten sağ çıkan en hafif inandırıcı süreç. Aynı anda bitiş tarihli belge ve lisansları yakalayın.
4. Önemli olan puanlara kanıt ekleyin. Her uzman düzeyi puan ve her zorunlu belge için arkasındaki CV, sertifika veya proje referansını bağlayın. Envanteri bir teklifte kullanılabilir kılan adım budur.
5. Tek bir firma çapı kayda birleştirin. Bireysel kayıtları tek aranabilir bir katalogda toplayın ki bir yönetici “kimin güncel bir yetki belgesi ve su sektörü deneyimi var?” diye sorup e-posta trafiğiyle değil saniyeler içinde yanıt alabilsin.
6. Güncel tutun. Hafif bir tempo belirleyin - proje tamamlanmasında, yeni işe alımlarda ve belge yenilemelerinde güncelleyin - ve sahiplik atayın. Kimsenin tutmadığı bir envanter bir çeyrekte eskir ve eski bir envanter, insanlar ona güvendiği için hiç yoktan daha kötüdür.

Polivalans tablosu örneği

Aşağıdaki örnek, bir belediye su çerçevesine teklif veren, kurgusal 45 kişilik bir inşaat ve çevre mühendisliği firması olan Meridyen Mühendislik için firma çapı bir polivalans tablosunun bir dilimidir:

Kişi	Yetkinlik	Puan (0-4)	Belge	Kanıt
A. Osei	Proses tasarımı (su arıtma)	4	Yetkili mühendis (güncel)	CV + Kuzeykapı referansı
A. Osei	Hidrolik modelleme (InfoWorks)	3	-	CV
R. Vance	Hidrolik modelleme (InfoWorks)	4	-	CV + Liman Yolu referansı
L. Duarte	Çevre izinleri	4	Meslek odası üyesi	CV + izin kaydı
L. Duarte	Yapım aşaması mühendisliği	4	-	Liman Yolu referansı

Açıklama: 0 = yok · 1 = farkında · 2 = çalışabilir · 3 = yetkin · 4 = uzman, yönetebilir.

Yatay okuyun, her satır savunulabilir bir iddiadır: bir puan, arkasındaki belge ve onu kanıtlayan bir proje. Dikey okuyun, Meridyen çerçevenin gerektirdiği her yetkinliğe karşı en az bir uzmanı, kritik olanların arkasında ikinci bir adı sahaya sürdüğünü anında görebilir - teklif elemesinden sağ çıkan kapsam ve derinlik kalıbı. Firma çapı bir envanterin size aldığı budur: durağan bir liste değil, bir yetenek sorusunu istendiğinde kanıtla yanıtlama gücü.

Firmalar neden polivalans tablosu tutar

İyi tutulan bir polivalans tablosu üç işte kendini amorti eder:

• İş kazanma. İhaleler giderek firmalardan önerilen ekibin gerekli disiplin ve nitelikleri taşıdığını kanıtlamasını ister. Direktif 2014/24/EU, Ek XII kapsamında alıcılar, sözleşmeyi teslim edecek kişilerin “eğitim ve mesleki niteliklerinin” kanıtını isteyebilir. Bir envanter bunu hızlı yanıtlamanızı, ihaleye hazır bir yetkinlik matrisi üretmenizi ve firmanızın yeterliklerini çerçeveleyen firma tanıtım dosyasıyla eşlemenizi sağlar.
• Personel ve kaynak planlama. Bir proje belirli bir sektör geçmişine sahip yetkili bir lider gerektirdiğinde, aranabilir bir envanter doğru kişileri - ve yedeklerini - bir ortağın hatırladığına dayanmak yerine saniyeler içinde bulur.
• Eğitim ve işe alım kararları. İhtiyaç duyduğunuz becerilerle karşılaştırıldığında envanter boşlukları ortaya çıkarır: firmanın bir emeklilikle kaybetmeye bir adım uzakta olduğu belge, tek bir kişide duran yazılım yeteneği. Savunulabilir bir eğitim ve işe alım planının girdisi budur.

Tabloyu güncel tutun - veri olarak saklayın

Başarısızlık biçimi evrenseldir: bir firma tek bir teklif için elektronik tabloda bir envanter kurar ve belgeler dolar, kişiler katılır, projeler biterken bir çeyrekte eskir. Bir elektronik tablonun ne sahibi ne de hatırlatıcısı vardır, dolayısıyla kimse onu doğru tutmaz.

Çözüm, envanteri elle sürüm çıkardığınız bir belge yerine başka belgelerin çektiği veri olarak saklamaktır. SUNAGO’nun ücretsiz CV ve yetkinlik yönetimi aracı her kişinin yetkinliklerini, puanlarını, belgelerini, CV’lerini ve proje referanslarını bir kez tutar ve canlı kayıttan ihaleye hazır bir matris üretir - belirli bir ihalenin adlandırdığı kişilere ve becerilere göre filtrelenmiş. Bir belgeyi tek yerde güncelleyin, onu kullanan her matris ve CV bir sonraki dışa aktarmada güncel olsun. Ücretsizdir ve polivalans tablosunu bir bakım işinden, CV’lerinizi ve projelerinizi güncel tutmanın bir yan ürününe dönüştürür. Envanterinizi ve matrislerinizi ekibinizden otomatik oluşturun - ücretsiz SUNAGO hesabı oluşturun. Bir elektronik tabloyu aştığınızda, seçenekleri en iyi yetkinlik yönetimi yazılımı rehberinde karşılaştırın.