Company Profile คืออะไร วิธีทำและโครงสร้าง 6 ส่วน

Company profile คือเอกสารที่บอกผู้ว่าจ้างว่าบริษัทของคุณทำอะไร ต่างจากคู่แข่งอย่างไร เคยส่งมอบผลงานอะไรมาแล้ว และติดต่อได้อย่างไร หน่วยงานรัฐและผู้รับเหมาหลักใช้เอกสารนี้เหมือนที่ฝ่ายบุคคลใช้เรซูเม่ คือเป็นเครื่องมือคัดกรองอย่างรวดเร็ว อ่านจบใน 30-60 วินาที เพื่อตัดสินว่าผู้ขายรายใดควรได้คุยต่อ

คู่มือนี้อธิบายโครงสร้าง company profile มาตรฐาน วิธีเขียนแต่ละส่วน และข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกคัดออก หากคุณรู้อยู่แล้วว่าต้องการอะไร รับเทมเพลต company profile ฟรี (ทั้งไฟล์ PDF และฉบับ Word และ PPT แก้ไขได้ ฟรีทั้งหมด เพียงสร้างบัญชีฟรีก็ดาวน์โหลดได้) หรือใช้โปรแกรมทำ company profile ฟรี สร้างจากแบบฟอร์มได้เลย

ในหน้านี้:

• Company profile คืออะไร
• ใครขอ company profile บ้าง
• โครงสร้างมาตรฐาน 6 ส่วน
• วิธีทำทีละขั้นตอน
• ควรยาวแค่ไหน
• Company profile เทียบกับ brochure และ portfolio
• ฉบับเฉพาะอุตสาหกรรม
• การทำให้เอกสารทันสมัยอยู่เสมอ
• คำถามที่พบบ่อย

Company profile คืออะไร

Company profile คือเอกสารแนะนำบริษัทที่ตอบคำถามของผู้ว่าจ้างตามลำดับที่แน่นอน ได้แก่ คุณทำอะไร (บริการหลัก) พิสูจน์ได้ไหม (ผลงานที่ผ่านมา) ทำไมต้องเลือกคุณ (จุดเด่นที่ต่าง) และ คุณคือใครในทางทะเบียน (ข้อมูลบริษัทและการติดต่อ)

ในภาษาไทย คำว่า company profile ถูกใช้เป็นภาษาอังกฤษทับศัพท์ในการค้นหาและงานจริง (เช่น ทำ company profile, ตัวอย่าง company profile) ส่วนคำไทยอย่างโปรไฟล์บริษัทหรือข้อมูลบริษัทเป็นคำรอง เอกสารนี้ต่างจากใบปลิวการตลาดตรงที่เขียนเพื่อให้ผู้ว่าจ้างตรวจสอบ ไม่ใช่เพื่อสร้างภาพลักษณ์

ใครขอ company profile บ้าง

ในทางปฏิบัติมีสามกลุ่มที่ขอเอกสารนี้เป็นประจำ

• หน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ ขอเป็นหลักฐานประกอบการคัดคุณสมบัติในงานประมูลผ่านระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลาง
• ผู้รับเหมาหลักและบริษัทขนาดใหญ่ ขอจากผู้รับเหมาช่วงและซัพพลายเออร์ก่อนขึ้นทะเบียนคู่ค้า
• ลูกค้าเอกชน ขอแนบกับข้อเสนอ เพื่อประเมินว่าบริษัทเคยแก้ปัญหาลักษณะเดียวกันมาก่อนหรือไม่

ทั้งสามกลุ่มอ่านเอกสารอย่างรวดเร็วเพื่อคัดกรอง ก่อนตัดสินว่าจะเชิญคุยหรือเปิดซองต่อ

โครงสร้างมาตรฐาน 6 ส่วน

Company profile ของบริษัทไทยมักประกอบด้วยหกส่วน วางเรียงให้อ่านได้ภายในหนึ่งนาที

ส่วน	เนื้อหา	สัดส่วน
หน้าปกและติดต่อ	ชื่อบริษัท โลโก้ สโลแกน เว็บไซต์ ช่องทางติดต่อ	10%
ข้อมูลบริษัท	ทะเบียนนิติบุคคล ทุนจดทะเบียน ปีก่อตั้ง ผังองค์กร ประวัติ	15%
บริการหลัก	4-6 บริการเขียนในรูปผลลัพธ์ที่ลูกค้าได้รับ	20%
ผลงานที่ผ่านมา	3-5 โครงการ: ลูกค้า ขอบเขต มูลค่า ช่วงเวลา ผลลัพธ์	30%
จุดเด่นและใบรับรอง	เหตุผลที่คู่แข่งลอกไม่ได้ พร้อมใบรับรอง ISO และรางวัล	15%
โลโก้ลูกค้า	ตราสัญลักษณ์ลูกค้าและพันธมิตรที่เคยร่วมงาน	10%

บริษัทไทยมักแนบหนังสือรับรองบริษัทจาก DBD และผังองค์กรไว้ด้วย เพราะเป็นสิ่งที่ผู้ว่าจ้างตรวจสอบก่อน

วิธีทำ company profile ทีละขั้นตอน

1. ใส่ชื่อและโลโก้บริษัทบนหน้าปก แทนที่ด้วยชื่อนิติบุคคลตามทะเบียน โลโก้ สโลแกน และเว็บไซต์ ให้ผู้อ่านรู้ที่มาก่อนอ่านตัวอักษรแรก
2. กรอกข้อมูลบริษัทให้ครบ ปีก่อตั้ง ทุนจดทะเบียน เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก ผังองค์กร ประวัติ ใบอนุญาต และใบรับรอง นี่คือรายการข้อเท็จจริงที่ผู้ว่าจ้างตรวจก่อน
3. เขียนบริการหลักเป็นผลลัพธ์ของลูกค้า อย่าเขียนแค่ “งานออกแบบโยธา” แต่เขียนว่า “ออกแบบระบบบำบัดน้ำเสียกำลังผลิต 20,000 ลบ.ม./วัน” ให้ผู้ว่าจ้างจับคู่กับความต้องการได้
4. ใส่ผลงานที่ผ่านมา 3-6 โครงการ แต่ละโครงการระบุชื่อลูกค้า ขอบเขตหนึ่งบรรทัด มูลค่าสัญญา (บาท) ช่วงเวลา และผลลัพธ์ที่วัดได้ เลือกโครงการที่คล้ายกับงานที่คุณอยากได้ต่อไป
5. แสดงจุดเด่นและใบรับรอง ระบุใบอนุญาต ISO คุณสมบัติของบุคลากรหลัก และพิสูจน์ความต่างด้วยตัวเลขที่คู่แข่งลอกไม่ได้ (ทีมงานของตนเอง อัตราส่งมอบตรงเวลา)
6. ระบุผู้ติดต่อและส่งออกเป็น PDF ใส่ชื่อผู้ติดต่อพร้อมเบอร์ตรงและอีเมล แล้วส่งออกเป็น PDF ขนาด A4 เพื่อให้เลย์เอาต์ไม่เพี้ยนเมื่อส่งอีเมลหรือแนบ e-GP

Company profile ควรยาวแค่ไหน

ขึ้นกับการใช้งาน หากใช้แนบท้ายข้อเสนอเพื่อคัดกรอง ให้กระชับ 1 หน้า ผู้ประเมินคัดกรองหลายฉบับพร้อมกันและมักข้ามเอกสารที่ยาวเกิน หากใช้เป็นเอกสารนำเสนอเต็มรูปแบบ อาจยาว 8-20 หน้าได้ แต่ให้แยกผลงานจำนวนมากไปไว้ใน portfolio ผลงาน ต่างหาก และคงหน้าแรก ๆ ให้ตอบคำถามคัดกรองได้เร็ว

Company profile เทียบกับ brochure และ portfolio

เอกสารสามชนิดนี้ทับซ้อนกันแต่มีผู้อ่านต่างกัน brochure เขียนเพื่อการตลาดในวงกว้าง portfolio ผลงานรวมหลายโครงการเป็นหลักฐานความหนาแน่นของผลงาน ส่วน company profile นำด้วยความสามารถและพิสูจน์ด้วยผลงานที่ผ่านมา สำหรับงานประมูล เอกสารที่ตรวจสอบได้อย่างหนังสือรับรองผลงาน มีน้ำหนักกว่าถ้อยคำโฆษณา

ฉบับเฉพาะอุตสาหกรรม

โครงกระดูกหกส่วนใช้ได้ทุกอุตสาหกรรม แต่ผู้ประเมินแต่ละสายตรวจจุดต่างกัน ดูตัวอย่าง company profile แยกตามอุตสาหกรรมเพื่อเห็นภาพฉบับที่กรอกแล้ว แล้วเริ่มจากฉบับเฉพาะที่ตรงกับสายงานของคุณ

• Company profile งานก่อสร้าง - ผลงานรับเหมา หนังสือรับรองผลงาน ใบอนุญาต เครื่องจักร
• Company profile งานวิศวกรรม - ใบประกอบวิชาชีพวิศวกร มาตรฐานการออกแบบ ใบรับรองคุณภาพ
• Company profile งาน IT - กรณีศึกษาการติดตั้ง เทคโนโลยีที่ใช้ ใบรับรองความปลอดภัย
• Company profile งานที่ปรึกษา - สาขาเชี่ยวชาญ วิธีการทำงาน ผลลัพธ์ที่วัดได้

ทำให้เอกสารทันสมัยอยู่เสมอ

Company profile ล้าสมัยตั้งแต่วันรุ่งขึ้นหลังส่งออก โครงการเสร็จใหม่ ใบรับรองหมดอายุ มูลค่าเปลี่ยน วิธีที่เชื่อถือได้คือเก็บข้อมูลแต่ละโครงการไว้ครั้งเดียว แล้วสร้างเอกสารใหม่จากฐานข้อมูล โปรแกรมทำ company profile ฟรี ของ SUNAGO เก็บข้อมูลบริษัทและผลงานไว้ที่เดียว อัปเดตโครงการหนึ่งครั้ง เอกสารทุกฉบับที่อ้างถึงก็ทันสมัยตาม ฐานข้อมูลเดียวกันนี้ยังสร้างเทมเพลตนำเสนอโครงการ หน้าเดียวสำหรับแต่ละผลงาน จัดการ CV ของทีมด้วยเครื่องมือเทียบ CV management software และรวบรวมผลงานอ้างอิงสำหรับการประมูล ให้ตรงเกณฑ์ผู้ว่าจ้าง

ยิ่งไปกว่านั้น เลิกดูแลเอกสารด้วยมือได้เลย สร้าง company profile และเอกสารผลงานทุกฉบับที่บริษัทต้องใช้ โดยอัตโนมัติจากข้อมูลโครงการของคุณ: สร้างบัญชี SUNAGO ฟรี